Ieviest sevi, iestatīt kontekstu un saglabāt to īsi
Tūlītējā ziņojumapmaiņa var būt standarta saziņas metode, taču daži cilvēki to joprojām uzskata par biedējošu. Ja jūs esat pieraduši pie īsziņu sūtīšanas vai tūlītējās ziņojumapmaiņas draugiem un kolēģiem, jūs, iespējams, nesaprotat, kā teksts, šķiet, nāk no kreisās lauka uz jaunu kontaktu. Šāda veida pārsteigums ir īpaši problemātisks uzņēmējdarbības kontekstā. Ja lietojat tekstus biznesā, ievērojiet kopīgu ziņojumapmaiņas etiķeti un sekojiet dažiem vienkāršiem rīcības noteikumiem.
Uzdot atļauju nosūtīt īsziņu
Vai persona, kurai vēlaties tekstu, piekrīt sazināties šādā veidā? Neuzskatu, ka ikviens mobilais tālrunis vienmēr saņem īsziņas vai ir tiešsaistē, lai piekļūtu tērzēšanas ziņojumiem, izmantojot tīklu, Facebook vai citas tūlītējās ziņojumapmaiņas programmas. Pajautājiet personiski vai tālruņa sarunā, kā personas izvēlas sazināties. Jūs varat uzzināt, ka viņiem ir ierobežots īsziņu sūtīšanas plāns vai ka to izmantošana darbavietās nav atļauta.
Iepazīstieties, sūtot sākotnējo ziņojumu
Ievadiet sevi savā ziņojumā un dariet to īsu. Kamēr jūsu vārds, segvārds vai tālruņa numurs var tikt parādīts atkarībā no izmantotās ziņojumapmaiņas metodes , saņēmējs redzēs tekstu ārpus konteksta. Sāciet ziņojumu ar ievadu un atskaites sistēmu, piemēram:
- "Es esmu Džoans Smits no XYZ Consultants. Vai jums ir laiks apspriest jautājumu, kuru man mani pa telefonu pagājušajā nedēļā?"
- "Tas ir Brad Džonss no grāmatvedības, man ir jautājums par jūsu atlīdzināšanas pieprasījumu. Vai jums ir laiks to tagad atbildēt, vai man vajadzētu zvanīt vēlāk?"
Tādējādi izvairieties no tā, ka jūsu ziņojums šķiet izlases un, iespējams, nepareizi novirzīts jautājums no personas, kuru saņēmējs var atcerēties tikai neskaidri vai vispār nemaz.
Lai gan daudzām tūlītējās ziņojumapmaiņas programmām ir arhīvs, kas ļauj cilvēkiem iepriekš noskaidrot, kas jūs esat un par ko jūs runājāt, parasti vēlams īsāk iepazīstināt sevi vēlākajās sarunās, jo īpaši, ja esat mainījis savu segvārdu vai tālruņa numuru.
Saglabājiet pirmo stīgu īsziņu
Sāciet ar ievadu un kontekstu tikai tad, kad persona atbildēs. Pretējā gadījumā jūs varat sastādīt un nosūtīt detalizētu ziņojumu, kas nekad nav redzēts. Šī ir laba prakse visās ziņu virknēs.
Turpiniet rīkoties, ja jums nav atbildes
Īsziņas vai tērzēšanas sūtīšana un atbildes saņemšana var nozīmēt vairākas lietas. Persona var ignorēt jūs, bet persona, visticamāk, nepārrauga tālruni vai datoru, lai redzētu jūsu ziņojumu. Pēc atbilstoša laika, sekojiet līdzi papildu ziņojumam, bet mēģiniet sazināties ar personu pa e-pastu vai pa tālruni. Vajadzības gadījumā jūs varat arī apstāties pie personas galda.
Šie protokoli atgriežas pie tā, kā cilvēki izvēlas sazināties. Lai gan ziņojumapmaiņa var būt vienīgais veids, kā jūs vēlaties sazināties, tā nav pirmā izvēle visiem. Ja vēlaties iegūt produktīvas darba attiecības, izprotiet un ievērojiet, ka cilvēkiem ir dažādas izvēles.