Finanšu tehnikas izmantošana, lai pamatotu IT līdzekļu izmantošanu
IT investīciju pamatojums ir būtiska prasme ikvienam, kas strādā ar tehnoloģijām. Lai gan daudzus IT lēmumus par ieguldījumiem veiks IT organizācijas vadība, bieži vien jauno iekārtu vai pakalpojumu priekšlikumi tiks saņemti no IT darbiniekiem. Ir svarīgi saprast terminoloģiju un pamattehnoloģijas, lai veiktu lietu, lai ieguldītu jaunā iekārtā. Viena lieta ir lūgt nomainīt palīdzības dienesta programmatūru. Jūs, iespējams, dzirdēsiet: "Mēs to izskatīsim - blah blah blah". Vai arī teikt, ka kaut kas tāds, piemēram, "aizstājot mūsu palīdzības dienesta programmatūru, ietaupīs IT 35 000 ASV dolāru gadā un maksās sev 3 gadus", jūs saņemsit daudz labāku atbildi no IT vadības. Es varu jums to apliecināt.
Šis raksts sniegs jums pamata prasmes, kas vajadzīgas, lai analizētu un izveidotu vērtējumu ierosinātajam IT ieguldījumam. Pirms dziļi ienirt šajās finanšu metodēs, jums ir jāsaprot pamats. Skatīties nākamajos rakstos, kur es sniegšu uzlabotas analīzes metodes, lai attaisnotu IT investīcijas iekārtās vai pakalpojumos.
Pamata IT investīciju analīzes terminoloģija
Kapitāla Izdevumi (CAPEX): Kapitāls ir termins, ko izmanto, lai atšķirtu pirkumu, kura lietderīgās lietošanas laiks ir ilgāks par gadu. Piemēram, ja uzņēmums iegādājas klēpjdatoru darbiniekam, ir paredzams, ka klēpjdators ilgs 3 vai 4 gadus. Grāmatveži pieprasa, lai šāda veida IT investīcijas tiktu uzska tāmi par izdevumiem šajā periodā, nevis uz izdevumiem tā iegādes gadā. Uzņēmumam parasti ir politikas attiecībā uz iekārtu lietderīgās izmantošanas laiku, kā arī minimālā dolāra summa kapitāla izdevumiem. Piemēram, tastatūra, kas maksā 50 ASV dolārus, netiks uzskatīta par kapitālu.
Nolietojums: Nolietojums ir metode, ko izmanto, lai izplatītu kapitāla IT investīcijas rēķina iegādes lietderīgās lietošanas laikā. Piemēram, pieņemsim, ka kapitāla uzskaites politika izmanto lineāro nolietojumu. Tas vienkārši nozīmē, ka nolietojums būs vienāds katru gadu. Pieņemsim, ka jūs pērkat jaunu serveri 3000 dolāru apmērā ar paredzamo 3 gadu ilgumu. Nolietojums no IT ieguldījumiem katru gadu būs 1000 ASV dolāru 3 gadus. Tas ir nolietojums.
Naudas plūsma: Naudas plūsma ir naudas plūsma uzņēmumā un ārpus tā. Jums ir jāsaprot atšķirība starp skaidras naudas un bezskaidras naudas vienībām. Parasti nauda tiek aprēķināta, aprēķinot IT investīciju vērtību. Amortizācija ir bezskaidras naudas izmaksas, kas nozīmē, ka pamatā esošais aktīvs jau ir samaksāts, bet jūs izplatāt izdevumus visā aktīva darbības laikā. IT investīciju sākotnējais pirkums tiks uzskatīts par naudas plūsmu, veicot finanšu analīzi.
Diskonta likme: šī ir likme, ko izmanto analīzē, lai ņemtu vērā faktu, ka šodien dolārs ir vērtīgs vairāk nekā viens dolārs 5 vai 10 gadu laikā. Izmantojot diskonta likmi IT investīciju analīzē, ir metode, kā prognozēt nākotnes dolārus šodienas dolāru izteiksmē. Parasti diskonta likme ir daudzu mācību grāmatu priekšmets. Ja jūsu uzņēmumam ir nepieciešama ļoti precīza diskonta likme, sazinieties ar savu grāmatvedības departamentu. Pretējā gadījumā mēs izmantosim kaut ko līdzīgu 10%, kas atspoguļo inflāciju un likmi, ko uzņēmums var nopelnīt par naudu, kas nav ieguldīta jūsu IT vienības gabalā. Tas ir sava veida alternatīvas izmaksas.
IT investīciju analīzes metodes
Ir daudzas metodes, lai palīdzētu novērtēt IT investīcijas (kapitālu). Tas tiešām ir atkarīgs no tā, kāda veida ieguldījums jūs veicat, un no IT organizācijas gatavības novērtēt kapitāla pirkumus. Organizācijas lielumam var būt arī nozīme. Bet paturiet prātā, ka tas ir kaut kas, kas neņem daudz laika, un pat tad, ja jūs strādājat mazai un vidējai organizācijai, šie centieni tiks novērtēti.
Šajā rakstā mēs apskatīsim 2 vienkāršus IT investīciju paņēmienus. Es aicinu jūs izmantot abus, jo kopā viņi sniedz pilnīgāku priekšstatu par piedāvāto IT ieguldījumu vērtību.
- Neto pašreizējā vērtība
- Atmaksāšanās periods
Neto pašreizējā vērtība (NPV)
Neto pašreizējā vērtība ir finanšu paņēmiens, kas laika gaitā veido virkni naudas plūsmu un katru periodu - atlaides. Neto pašreizējā vērtība ņem vērā naudas laika vērtību. Tipiski ir apskatīt naudas plūsmas un naudas plūsmu 3 līdz 5 gadu periodā un samazināt neto ieplūšanu, atskaitot neto aizplūšanu vienā vērtībā. Ja skaitlis ir pozitīvs, tad projekts pievienotu vērtību organizācijai un, ja NPV ir negatīvs, tas samazinātu organizācijas vērtību. NPV analīzes reālā jauda tiek salīdzināta ar alternatīvām IT investīcijām. NPV sniedz relatīvo vērtību IT investīciju scenārijiem, un to, kas visvairāk ir NPV, parasti pārņem pārējās alternatīvas.
Neto pašreizējās vērtības aprēķina sarežģītā daļa ir faktiskais skaitlis, ko izmantot analīzē. Vienādojuma aizplūdes pusē varat izmantot kopējās ieguldījumu izmaksas kopā ar uzturēšanas izdevumiem un īstenošanas izmaksām. Pieplūdes pusi var būt grūtāk sasniegt. Ja IT investīcijas rada papildu ienākumus, tas ir diezgan taisni uz priekšu, un jūs varat izmantot šos skaitļus savā analīzē. Ja ieplūde (vai priekšrocības) ir mīksta, tas nozīmē, ka tās ir vairāk subjektīvas, piemēram, laika ietaupījumi, to daudz ir grūtāk novērtēt.
Labākais, ko jūs varat darīt, ir dokumentēt pieņēmumus un iet ar savu zarnu. Piemēram, veicat IT investīcijas palīdzības dienesta programmatūras paketē. Ieguvums no šāda ieguldījuma ir IT darbinieku ietaupīts laiks un, iespējams, lietotāju apmierinātība. Ja jūs aizvietojat jau esošu palīdzības dienesta programmatūras pakotni, jūs arī varētu ietaupīt naudu no šīs sistēmas uzturēšanas. Jums ir jāsadala ieplūdes un izejošās naudas plūsmas, lai veiktu jūsu IT investīciju piedāvājuma neto pašreizējās vērtības (NPV) analīzi.
Pieplūdes: ieņēmumi vai ieguvumi no IT investīcijām var būt subjektīvi un mazāk precīzi. Bieži vien IT ieguldījuma ieguvums ir laika ietaupījums, klientu apmierinātība vai citi "mīkstie" skaitļi. Šeit ir daži piemēri par ieplūšanu.
- Saglabātās uzturēšanas izmaksas no pensionētā programmatūras
- IT darbinieku ietaupīts laiks, jo palielinās efektivitāte
- Palielināti ieņēmumi
Izplūdi: Izplūdi parasti ir vieglāk novērtējami, bet daži var būt subjektīvi. Tālāk ir minēti daži noplūdes piemēri.
- Programmatūras izmaksas (licences maksas uc)
- Apkope
- Ārējās īstenošanas izmaksas
Šajā lielākajā attēlā parādīta vienkārša IT investīciju analīze, izmantojot Neto pašreizējās vērtības (NPV) analīzi. Excel padara šo analīzes veidu ļoti vienkāršu. Tam ir arī funkcija NPV aprēķināšanai. Kā redzat no attēla, esmu noteikusi ienākošo un aizplūdušo apjomu pa gadiem un pēc tam aprēķinājusi NPV, pamatojoties uz diskonta likmi 10% apmērā.
- NPV analīze: IT investīcijas Ekrānuzņēmums (lielais attēls)
Atmaksāšanās periods
Atmaksāšanās perioda analīzes rezultāts norāda, cik ilgi IT ieguldījumi tiek veikti, lai atgūtu ieguldījumu izmaksas. To parasti nosaka gados, bet tas ir atkarīgs no analīzes laika perioda. Atmaksāšanās periods var būt vienkāršs aprēķins, bet tikai ar ļoti vienkāršiem pieņēmumu kopumiem. Šeit ir formula, kā aprēķināt atmaksas periodu IT ieguldījumam. Kopumā īsāks atdeves periods ir mazāk riskants IT ieguldījums.
[IT investīciju izmaksas] / [Ikgadējā nauda, kas iegūta no IT investīcijām]
Apskatīsim scenāriju, kurā iegādājaties kādu e-komercijas programmatūru par 100 000 ASV dolāriem. Pieņemsim, ka šī programmatūra katru gadu palielina ieņēmumus par 35 000 ASV dolāriem. Atmaksas perioda aprēķins būtu 100 000 $ / 35 000 $ = 2,86 gadi. Tātad šī investīcija būtu jāmaksā par sevi 2 gadu un 10 mēnešu laikā.
Atmaksāšanās perioda aprēķināšanas būtisks trūkums ir šāds vienkāršs pieņēmumu kopums. Ir ļoti maz ticams, ka ieņēmumi, kas rodas IT investīciju rezultātā, ilgstoši samazināsies vienmērīgi. Ieņēmumu plūsmas daudzveidīgums ir daudz reālāk. Šajā gadījumā jums jāapskata kopējais ikgadējais ieņēmumu pieaugums, kamēr sākotnējā IT investīcija tiek "apmaksāta".
Aplūkosim to pašu piemēru no iepriekš minētā. Pieņemsim, ka 1. gadā neto ieņēmumu pieaugums no IT ieguldījumiem ir 17 000 ASV dolāru. 2., 3., 4. un 5. gadā tas ir attiecīgi $ 29,000, $ 45,000, $ 51,000 un $ 33,000. Lai gan šis ir vidējais ikgadējais ieņēmumu pieaugums 35 000 ASV dolāru apmērā, atmaksāšanās periods atšķiras nelīdzenās ieņēmumu dēļ, kas rodas no šī ieguldījuma. Pabeidzamais periods piemērā faktiski ir ilgāks par 3 gadiem, kas ir ilgāks par sākotnējo aprēķinu, izmantojot vidējo. Aplūkojot kumulatīvo ieņēmumu pieaugumu, varat redzēt, kad segts sākotnējais ieguldījums. Šajā piemērā vienkārši atrodiet, kur tiek segtas IT investīciju izmaksas (100 000 ASV dolāri). Jūs varat redzēt, ka tas notiek no 3. gada līdz 4. gadam.
Kumulatīvais ieņēmumu pieaugums:
- 1. gads - 17 000 $
- 2. gads - 46 000 ASV dolāri
- 3. gads - 91 000 USD
- Gads 4 - 142 000 $
- 5. gads - 175 000 USD
Apskatiet izlases IT investīciju Excel izklājlapu, lai iegūtu detalizētu atdeves perioda aprēķināšanas formulu.
IT investīciju priekšlikums
Lai gan aprēķini ir svarīgi IT investīciju analīzē, tas nav viss. Es stingri iesaku jums apkopot priekšlikumu, nevis vienkārši izdrukāt savu izklājlapu vai nosūtīt rezultātus pa e-pastu. Padomā par savu CFO kā auditoriju, veidojot priekšlikumu. Galu galā, ja galu galā galu galā galu galā galu galā.
Es iesaku jums sākt priekšlikumu ar īsu kopsavilkumu par jūsu piedāvātajiem IT ieguldījumiem (kapitālu), kam seko īss apkopojums ar jūsu analīzes rezultātiem (kopā ar kopsavilkuma aprēķiniem). Visbeidzot pievienojiet detalizētu izklājlapu analīzi, un jums ir profesionāls piedāvājums, kuru jūsu boss novērtēs.
Jūsu IT investīciju priekšlikumu pakete var ietvert:
- Kopsavilkums: divus vai divus punktus, kuros apkopota jūsu piedāvātā IT investīcija.
- Pamatojums: punkts vai divi, kas apkopo jūsu analīzes rezultātus kopā ar izmantoto tehniku (iekļauj kopsavilkuma tabulu)
- Izdruka: Excel izklājlapas tīra izdruka ar detalizētu analīzi
Paraugs Excel izklājlapā
Excel eksemplāra paraugam ir 3 lapas, tostarp:
- Kopsavilkums
- Neto pašreizējās vērtības (NPV) aprēķins
- Atmaksāšanās aprēķins
- IT investīciju analīze - Excel 97-2003 versija
Ja jums ir kādi jautājumi par IT investīciju pamatojumu, lūdziet man e-pastu vai ziņu jaunajā forumā.