Izklājlapas salīdzinājumā ar datu bāzēm

Pārtraucot atšķirību starp izklājlapu un datu bāzi

Viens no iemesliem, kādēļ uzņēmumi vēlas izmantot Microsoft Access, ir izpratnes trūkums par izklājlapu un datubāzi. Tas liek daudziem domāt, ka izklājlapā izsekot klienta informācijai, pirkuma pasūtījumiem un projekta detaļām ir atbilstoša viņu vajadzībām. Gala rezultāts ir tāds, ka ir grūti saglabāt konfigurācijas kontroli, faili tiek zaudēti korupcijas dēļ, un darbinieki nejauši pārrakstīs attiecīgo informāciju. Ar mazām zināšanām par datu bāzes jaudu un daudziem lietojumiem mazajiem uzņēmumiem ir vieglāk redzēt, vai darbam pietiek ar izklājlapu un kad ir jāizveido datu bāze.

Ir svarīgi, lai būtu pamata izpratne par to, kas ir datubāze . Lielākā daļa cilvēku pirms tam ir piekļuvuši datu bāzēm, piemēram, publiskajā bibliotēkā, bet vienkārši to izmantošana nepaskaidro, kā izklājlapas un datubāzes ir atšķirīgas. Izdevumi dažām minūtēm par datu bāzēm palīdzēs padarīt salīdzinājumu skaidrāku.

Datu organizācija

Varbūt acīmredzamā atšķirība starp izklājlapu un datubāzi ir veids, kā dati tiek sakārtoti. Ja dati ir relatīvi plakani, izklājlapa ir perfekta. Lai noskaidrotu, vai vislabākais ir plakanais galds, vaicājiet, vai visi datu punkti ir viegli uzzīmēti diagrammā vai tabulā? Piemēram, ja uzņēmums grib izsekot ikmēneša ieņēmumus gada laikā, izklājlapa ir perfekta. Izklājlapas ir domātas, lai apstrādātu daudz tādu pašu datu tipu, kartējot dažu galveno punktu progresu.

Salīdzinājumam, datu bāzēm ir relāciju datu struktūra. Ja lietotājam vajadzētu vilkt datus, būtu jāņem vērā daudzi jautājumi. Piemēram, ja uzņēmums vēlas sekot līdzi saviem ikmēneša ienākumiem un salīdzināt tos ar konkurentiem pēdējos piecos gados, ir saistība starp šiem datu punktiem, bet tas nav viens fokuss. Viena tabula rezultātu paziņošanai būs sarežģīta, ja ne neiespējama. Datu bāzes ir izstrādātas tā, lai lietotāji varētu viegli ģenerēt ziņojumus un palaist vaicājumus.

Datu sarežģītība

Vieglākais veids, kā salīdzināt, vai dati ir jāsaglabā izklājlapā vai datubāzē, ir aplūkot datu sarežģītību. Tas palīdz precizēt, kā dati jāorganizē, ja lietotājs joprojām nav pārliecināts.

Izklājlapas dati ir vienkārši. To var vienkārši pievienot vienai tabulai vai diagrammai un pievienot prezentācijai, neizslēdzot informāciju. To ir viegli uzturēt, jo ir tikai dažas galvenās skaitliskās vērtības. Ja ir nepieciešamas tikai dažas rindas un kolonnas, dati vislabāk tiek glabāti izklājlapā.

Datu bāzēs ir izvietoti daudz dažādu datu tipi, no kuriem visi ir saistīti ar citiem datiem datubāzē. Piemēram, uzņēmumi saglabā ievērojamu datu apjomu par saviem klientiem, no vārdiem un adresēm uz pasūtījumu un pārdošanu. Ja lietotājs cenšas izlikt tūkstošiem rindu izklājlapā, izredzes ir labi, ka tas jāpārvieto datubāzē.

Datu atkārtošana

Vienīgi tāpēc, ka dati būs jāatjaunina, nebūt nenozīmē, ka datu bāze ir nepieciešama. Vai pastāvīgi tiks atkārtoti tie paši dati? Vai uzņēmums ir ieinteresēts sekojošos notikumos vai darbībās?

Ja datu punkti mainās, bet datu veids ir vienāds un izseko vienu notikumu, šī informācija, iespējams, ir plakana. Piemērs ir pārdošanas apjoms gada laikā. Laika periods mainīsies, un skaitļi svārstīsies, un atkārtotus datus netiks.

Ja daži datu daļas paliks nemainīgi, piemēram, informācija par klientu, bet citi mainās, piemēram, pasūtījumu skaits un maksājumu savlaicīgums, tiek izsekotas izredzes. Tas ir tad, kad jāizmanto datu bāze. Darbībām ir daudz dažādu komponentu, un, mēģinot tos izsekot, nepieciešama datu bāze.

Datu primārais mērķis

Izklājlapas ir lieliskas vienreizējiem notikumiem, kuriem nav nepieciešams izsekot daudzos dažādos aspektos. Projektiem, kuriem pirms arhivēšanas ir nepieciešama viena vai divas tabulas vai prezentācijas tabulas, vislabākais veids ir izklājlapa. Ja komandai vai uzņēmumam ir jāspēj aprēķināt rezultātus un noteikt procentus, tas ir, ja izklājlapas ir visnoderīgākās.

Datu bāzes ir paredzētas ilgākiem projektiem, kuros datus iespējams atkal un atkal izmantot. Ja ir nepieciešamas piezīmes un komentāri, dati jāpārvieto datubāzē. Izklājlapas nebija paredzētas, lai izsekotu informāciju, tikai dažus galvenos skaitliskos punktus.

Lietotāju skaits

Lietotāju skaits galu galā varētu būt noteicošais faktors, lai izmantotu izklājlapu vai datubāzi. Ja projektam ir nepieciešams, ka liels lietotāju skaits var atjaunināt datus un veikt izmaiņas, to nedrīkst veikt izklājlapā. Ir daudz grūtāk uzturēt pareizu konfigurācijas kontroli ar izklājlapu. Ja datu atjaunināšanai ir pieejami tikai daži lietotāji, parasti no trim līdz sešiem, izklājlapai ir jābūt atbilstošai (lai gan, pirms to pārvietojat, noteikti jāievieš noteikumi).

Ja visiem projekta vai visu departamentu dalībniekiem ir jāmaina izmaiņas, labākā izvēle ir datubāze. Pat tad, ja uzņēmums ir neliels un tajā pašlaik ir tikai viens vai divi cilvēki, apsveriet, cik daudz cilvēku varētu nonākt šajā nodaļā pēc pieciem gadiem un jautāt, vai viņiem visiem būs jāmaina. Jo vairāk lietotāju, kam vajadzīga piekļuve, jo lielāka iespējamība ir datu bāze ir labākā izvēle.

Jāņem vērā arī datu drošība. Ja ir daudz konfidenciālas informācijas, kas jānodrošina, datu bāzes nodrošina labāku drošību. Pirms pārvietošanas noteikti izlasiet par drošības jautājumiem, kas jāņem vērā pirms datubāzes izveides.

Ja esat gatavs ienirt, lasiet mūsu rakstu Pārvēršot izklājlapas datu bāzēm, lai sāktu savu ceļojumu.