Sekojiet personīgiem uzdevumiem un profesionāliem projektiem ar šo vienkāršo rīku
Trello ir Kanban stila projekta vadības rīks, kas ir vizuāls veids, kā apskatīt visus uzdevumus, kas jums vai jūsu komandai ir jāveic, un kas ļauj vieglāk redzēt, ko kāds komandas dalībnieks veic noteiktā laikā. Tas ir arī bezmaksas, kas nozīmē, ka tas ir pieejams mazām un lielām grupām, kā arī personām, kuras vada uzņēmējdarbību vai vēlas izsekot personiskus uzdevumus. Starp projektu pārvaldības rīkiem Trello ir viens no vienkāršākajiem, kas jāizmanto un jāīsteno, bet tā tukša slāņa interfeiss var būt nedaudz bīstams. Par laimi mums ir daži padomi, kas palīdzēs jums un jūsu komandai vislabāk izmantot Trello, neatkarīgi no tā, ko jūs to izmantojat, lai izsekotu.
Kas ir Kanban?
Kanban projekta vadības stils ir iedvesmots no japāņu ražošanas procesa, ko Toyota īstenoja 20. gs. 40. gadu beigās. Tās mērķis bija palielināt savu ražotņu efektivitāti, izsekojot uzskaiti reālajā laikā, izmantojot kartes, kas nodotas starp strādniekiem uz grīdas. Kad konkrētais materiāls izbeidzās, darba ņēmēji piezīmē to kartē, kas nonāktu pie piegādātāja, kurš pēc tam nosūtītu pieprasīto materiālu uz noliktavu. Šīs kartes bieži sauca par Kanbanu, kas nozīmē spāņu vai reklāmas stendu japāņu valodā.
Tātad, kā tas nozīmē projekta vadību? Programmatūra, piemēram, Trello, ņem šo koncepciju, ieturot ap kartes un ievieto vizuālo saskarni, kur uzdevumi ir izklāstīti uz kuģa un saskaņoti ar komandas darba spējas. Visvienkāršākajā gadījumā valdei būs trīs sadaļas, kā parādīts iepriekš attēlā: darīt, darīt (vai procesā) un pabeigt. Tomēr komandas var izmantot šo rīku tādā veidā, kas viņiem strādā. Dažas komandas var dot priekšroku reālai klāja, bet citas vēlas izmantot virtuālo risinājumu, piemēram, Trello.
Kā lietot Trello
Trello izmanto dēlus , kuros ir saraksti, kas sastāv no kartēm. Dēļi var pārstāvēt projektus (mājas lapas pārveidošana, vannas istabas renovācija), sarakstus var izmantot uzdevumiem (grafikām, flīzēm), un kartēs var būt apakšmērķi vai opcijas (dizainera noma, flīžu izmēri un krāsas).
Kad esat nolēmis organizēt savus sarakstus, varat sākt pievienot kartes, kurām savukārt var būt kontrolsaraksti un etiķetes. Kontrolsaraksti ir veids, kā sadalīt uzdevumus apakšmērķos. Piemēram, ja jūs izmantojat Trello, lai plānotu atvaļinājumu, iespējams, ka jums ir karte restorānā, kuru vēlaties izmēģināt, ar kontrolsarakstu, kas ietver rezervēšanas veikšanu, labāko ēdienu meklēšanu un pārbaudi, vai tas ir bērniem draudzīgs . Etiķetes var izmantot, lai pārstāvētu kartes statusu (apstiprinātu, iesniegtu utt.) Vai kategoriju (zinātne, tehnoloģijas, māksla utt.) Vai jebkuru atzīmi, kuru vēlaties. Tad jūs varat veikt meklēšanu, kas, piemēram, parādīs visas ar zinātni saistītās kartes vai visas apstiprinātās kartes. Lai gan, jums nav jāpievieno etiķetes nosaukums; jūs varat tos izmantot arī krāsu kodēšanai (ir pieejamas līdz pat 10 krāsām, ir pieejama krāsaina izvēle).
Uzsākot darbu un izpildot uzdevumus, jūs varat vienkārši vilkt un nomest kartes no viena saraksta uz otru un pēc tam arhivēt kartes un sarakstus, tiklīdz saskarne kļūs neērta.
Komandas dalībniekiem varat piešķirt kartes, kā arī pievienot komentārus, failu pielikumus, krāsu kodētas etiķetes un izpildes termiņus. Komandas dalībnieki var @ pieminēt citus komentārus, lai sāktu sarunu. Jūs varat augšupielādēt failus no sava datora, kā arī no mākoņa arhivēšanas pakalpojumiem, tostarp Google diska, Dropbox, Box un OneDrive.
Iekļauta arī burvīga e-pasta integrācija. Katrai klasei ir unikāla e-pasta adrese, kuru var izmantot, lai izveidotu kartes (uzdevumus). Varat arī nosūtīt pielikumus uz šo e-pasta adresi. Un vislabāk vēl, kad saņemat e-pasta paziņojumu, varat uz to atbildēt tieši, nevis palaižot Trello.
Paziņojumi, tostarp pieminējumi un komentāri, ir pieejami mobilo lietotņu, darbvirsmas pārlūkprogrammā un e-pasta ziņojumā. Trello ir lietotnes iPhone, iPad, Android telefoniem, planšetdatoriem un pulksteņiem, kā arī Kindle Fire tabletes.
Trello piedāvā vairāk nekā 30 papildu funkcijas un integrāciju, ko tā sauc par iespējām. Pieslēguma gadījumu piemēri ir kalendāra skats, karšu retranslators atkārtotu uzdevumu veikšanai, kā arī integrācija ar Evernote, Google Hangouts, Salesforce un citiem. Bezmaksas kontos ir iekļauta viena power-up uz kuģa.
Visi Trello galvenie elementi ir bezmaksas, lai gan ir apmaksāta versija ar nosaukumu Trello Gold (5 ASV dolāri mēnesī vai 45 ASV dolāri gadā), kas papildina dažas perks, tostarp trīs pievades uz vienu dēli (nevis viena). Tas ietver arī pievilcīgu galda fonu un uzlīmes, pielāgotus emojis un lielāku pielikumu augšupielādi (250 MB, nevis 10 MB). Trello piedāvā vienu bezmaksas dalības zeltu katram cilvēkam, kuru jūs pievienojat Trello, līdz 12 mēnešiem.
Kā jau teicām, no pirmā acu uzmetiena Trello iestatīšana ir nedaudz biedējoši, jo nav daudz ierobežojumu, kā to izmantot. No vienas puses, jūs varat izveidot plāksnes, kas vienkārši parāda, ko esat pabeidzis, par ko jūs strādājat un kas tālāk. No otras puses, jūs varat iet dziļāk, izveidojot to-do sarakstu, kas iedalīti kategorijās vai nodaļās.
Jūs varat izmantot Trello, lai izsekotu jebko no personīgiem uzdevumiem līdz profesionāliem projektiem līdz pasākumu plānošanai, taču šeit ir daži reālās pasaules piemēri, lai jūs sāktu.
Izmantojot Trello, lai pārvaldītu mājas renovāciju
Pieņemsim, ka plānojat atjaunot vienu vai vairākas istabas jūsu mājās. Ja jūs kādreiz esat izdzīvojis renovāciju, jūs zināt, ka ir daudz kustīgu daļu un daudz pārsteigumu neatkarīgi no tā, cik rūpīgi jūs gatavojat. Lai organizētu visus lēmumus, kas jums jāpieņem Trello, var palīdzēt noturēt projektu. Pieņemsim, ka plānojat virtuves renovāciju. Šajā gadījumā jūs varētu izveidot dēļa nosaukumu Virtuves renovācija, un pēc tam pievienojiet sarakstus, kas paredzēti katram elementam, kuru jūs aizstājat.
Virtuves renovācijas stendā var iekļaut sarakstus:
- Potenciālie būvuzņēmēji
- Katra ierīce, kuru jūs aizstājat
- Kabineta kabinets
- Countertops un backsplash
- Grīdas segumi
- Santehnikas darbi
- Elektriski
Kartes katram sarakstam ietvertu izmērus, budžetu un to funkcijas, kā arī visus modeļus, kurus jūs apsverat. Santehnikas kartes var ietvert cauruļu nomaiņu, jaunu ūdensvadu, kā arī paredzamo cenu un ar to saistītās problēmas, piemēram, ūdens slēgšanu. Jūs varat viegli pievienot materiālu un ierīču attēlus, ko jūs apsverat, kā arī izveidot saiti uz produktu sarakstiem, lai jūs varētu iepirkties cenā. Kad esat pieņēmis lēmumu, varat izmantot etiķetes, lai nosauktu vai krāsotu produkta vai materiāla kodu.
Visbeidzot, katrai kartei varat izveidot kontrolsarakstus. Piemēram, ledusskapes kartē var būt kontrolsaraksts, kas ietver vecā ledusskapja utilizāciju un ledusskapja ūdens līnijas uzstādīšanu.
Ja jūs atjaunojat vairākas telpas, vienkārši izveidojiet katra kuģa galdiņu un norādiet visu, kas jāapsver; nepārtraukti pievienojiet sarakstus un kartes un pārvietojiet elementus apkārt pēc nepieciešamības.
Uzaiciniet citus ģimenes locekļus savos padomēs un piešķiriet viņiem kartītes, lai izplatītu nepieciešamo darbu, piemēram, produktu un cenu izpēti, plānošanu un citu loģistiku. Trello ir publiskā mājas renovācijas plāksne, kuru varat kopēt uz savu kontu.
Plānot atvaļinājumu ar Trello
Ceļošana ar vairākiem ģimenes locekļiem vai draugiem ātri var kļūt sarežģīta. Izmantojiet Trello, lai izvēlētos galamērķi, plānotu aktivitātes un plānotu transportu. Šajā gadījumā jums varētu būt viena valoda, kurā ir norādes par iespējamām vietām, un, otrkārt, brauciens, kad esat nolēmis, kur doties.
Trip kuģa var ietvert sarakstus:
- Lidojuma iespējas
- Zemes transports
- Viesnīcas, Airbnb saraksti, salonu īre un kempingi
- Tūrisma apskates vietas
- Restorāni un pārtikas veikali
Zem galamērķa galamērķa jūs izveidotu sarakstu katrai vietai ar kartēm ceļojuma laika, budžeta, plusi / mīnusi un jebkādiem citiem apsvērumiem. Saraksti ceļojuma kartē ietver karti aviosabiedrībām, nomas automašīnas, ievērojamus reģiona virtuves ēdienus un tādas apskates vietas kā muzeji, iepirkšanās un rajoni. Ja jūs nolemjat doties kruīzā, varat izveidot sarakstus par lietām, kas jādara uz kuģa, kā arī par plānotajām apstāšanās vietām, kā arī transportēšanu, kas vajadzīga, lai nokļūtu uz kuģi. Izmantojiet uzlīmes, lai norādītu izvēlētos priekšmetus vai uzsvērtu sāncenšus pēc tam, kad esat samazinājis savas izvēles iespējas. Pievienojiet kontrolsarakstus kartēm, lai rezervētu un plānotu ekskursijas vai kruīza notikumus. Trello ir arī publiskā brīvdienu pavadīšana, ko varat izmantot kā sākumpunktu.
Personisko mērķu un projektu izsekošana
Neatkarīgi no tā, vai vēlaties iztīrīt traucējumus savā mājā vai garāžā, aizņemties hobiju vai veikt vairāk, jūs varat viegli to izsekot Trello. Izveidojiet dēlus Jaungada rezolūcijām vai daudzpakāpju projektiem, piemēram, bēniņu tīrīšanai vai mājas biroja organizēšanai.
Lai izveidotu rezolūciju paneli, izveidojiet katras izšķirtspējas sarakstu un pēc tam kartes par to, kā jūs tos varat īstenot, piemēram, pievienoties sporta zālē, doties ikdienas pastaigās vai iegādāties mājas trenažierus. Izmantojiet sarakstus personīgajā projektā, lai nojauktu lielos uzdevumus, izmantojot pakārtoto uzdevumu kartes. Piemēram, pavasara tīrīšanas panelī var iekļaut sarakstus telpām un citām māju vietām. Sarakstiem būtu kartes saistītajiem uzdevumiem, piemēram, nepieciešamie tīrīšanas piederumi, to priekšmetu uzskaitījums, kuras vēlaties pārdot, ziedot vai izmetiet, un uzdevumi, kurus vēlaties izmantot ārpakalpojumu vajadzībām, piemēram, logu tīrīšana vai koku noņemšana.
Freelance vai konsultāciju biznesa vadīšana
Visbeidzot, ja jūs vadāt savu biznesu, Trello var būt jūsu top-notch palīgs. Valde var pārstāvēt projektus, kuros ir saraksti katram posmam vai pagrieziena punktam, un kartītes saistītajiem uzdevumiem. Ārštata autori var izmantot Trello, lai pārvaldītu vēstures laukus un publicētos darbus.
Pieņemsim, ka jums ir projekta valde mājas lapas pārveidošanai. Jūsu sarakstos var iekļaut svarīgus uzdevumus, piemēram, dizainera pieņemšanu darbā un citas svarīgas funkcijas, kā arī starpposma mērķus, piemēram, krāsu shēmas izvēli, izkārtojumu pārvaldīšanu un apstiprinājumu saņemšanu. Kartēs būtu iekļautas piedāvātās krāsu shēmas un izkārtojumi, kā arī pasākumi, kas vajadzīgi, lai sagatavotos sanāksmēm. Ārštata autors varētu būt dēvēts par stāstu idejām, publikācijām un mārketingu. Saraksti var pārstāvēt posmus, piemēram, procesā, iesniegt un publicēt, vai arī jūs varat izmantot iezīmes, lai to izdarītu.
Trello ir vienkāršs, bet spēcīgs rīks, un ar to ir vērts kādu laiku pavadīt. Ja neesat pārliecināts, kur sākt, pārlūkojiet Trello lietotāju kopienu, kurā ietilpst publiskie dēļi, kurus varat kopēt savā kontā.