Netiktais jums vajadzētu zināt
Lai gan ik mēnesi ik mēnesi e-pasta ziņojumi tiek izmantoti vismaz dažiem biznesa paziņojumiem, daži no mums ikdienā izmantos e-pastu kā profesionālu darbu. Mēs izmantosim e-pastu, lai sazinātos ar klientiem, komandas biedriem, vadītājiem un iespējamiem jauniem darbiniekiem vai iespējamiem jauniem darba devējiem. Un jā, šie cilvēki mūs spriedīs ar mūsu spēju sagatavot skaidru un profesionālu rakstisku vēstījumu.
E-pasts etiķete vai "etiķete" ir apmēram 27 gadu laikā World Wide Web. Netiktēte ir plaši pieņemtu vadlīniju kopums, kā parādīt cieņu un kompetenci jūsu e-pastā. Diemžēl ir cilvēki, kuri nekad nav izmantojuši laiku, lai uzzinātu e-pasta netiquette par uzņēmuma iestatījumiem. Vēl sliktāk: ir cilvēki, kas sajauc e-pasta netiquette ar brīvo un neformālo īsziņu sūtīšanas stilu.
Neļaujiet slikti izstrādātam e-pastam nogalināt jūsu uzticamību klientam, priekšniekam vai potenciālajam darba devējam. Šeit ir norādīti e-pasta netiquette noteikumi, kas tev labi palīdzēs, un saglabāsiet neērti darba vietā.
01 no 10
Ievadiet e-pasta adresi kā pēdējo lietu pirms sūtīšanas.
Tas šķiet pret intuitīvu, bet tas ir lielisks veids. Pirms e-pasta adreses (-u) pievienošanas e-pasta galvenē, jūs gaidāt līdz paša rakstīšanas un korektūras beigām. Šī metode ietaupīs jums apgrūtinājumu nejauši nosūtīt ziņojumu pārāk agri, pirms esat pabeidzis savu saturu un korektūru.
Tas ir īpaši svarīgi, lai saņemtu garāku e-pastu ar sensitīvu saturu, piemēram, iesniedzot darba pieteikumu, atbildot uz klienta jautājumu vai paziņojot par savām komandām sliktās ziņas. Šādos gadījumos e-pasta adreses atlikšana padara drošību, ja jums kādu brīdi jādodas prom no sava e-pasta, lai savāktu savas domas un atkārtotu jūsu vārdus savā prātā.
Ja atbildat uz e-pastu un jūs uzskatāt, ka saturam ir jutīgums, tad īslaicīgi vienkārši dzēsiet adresāta e-pasta adresi, līdz esat gatavs sūtīt, un pēc tam pievienojiet adresi atpakaļ. Jūs varat arī nogriezt un ielīmēt adresāta e-pasta adresi Notepad failā vai lapā OneNote, rakstīt e-pastu un pēc tam atgriezt un ielīmēt e-pasta adresi.
Ticiet mums par to: tukša e-pasta adrešu rinda, kamēr autorēšanas laikā, ietaupīs jums ievērojamu skumju vienu dienu!
02 no 10
Trīs reizes pārbaudiet, vai esat nosūtījis pa e-pastu pareizo personu.
Tas ir īpaši svarīgi, ja strādājat lielā uzņēmumā vai valsts pārvaldē. Kad jūs sūtat sensitīvu e-pastu uz "Mike" vai "Heather" vai "Mohammed", jūsu e-pasta programmatūra gribēs pareizi ievadīt pilnu adresi. Populārie vārdi, piemēram, šie, dos daudz rezultātu jūsu uzņēmuma adrešu grāmatā , un jūs varētu nejauši nosūtīt grouchy vēlāk savam viceprezidentam vai konfidenciālu atbildi cilvēkiem grāmatvedībā.
Pateicoties # 1 netiquette noteikumam, jūs esat atstājis adresi līdz beigām, tāpēc, lai nosūtītu, vispirms būtu jāpārliecinās, ka saņēmēja e-pasta adresei jābūt trīsreiz pārbaudītai!
03 no 10
Izvairieties no "Atbildēt visiem", jo īpaši lielā uzņēmumā.
Kad saņemat raidījumu, kas tiek nosūtīts desmitiem cilvēku, ir lietderīgi atbildēt tikai sūtītājam. Tas jo īpaši ir tas, ja uzņēmums ir pārraidīts ar lieliem adresātu sarakstiem.
Piemēram: galvenais vadītājs pa e-pastu nosūta visu uzņēmumu par stāvvietu dienvidos, un viņa aicina personas ievērot numurētos un piešķirtos stendus, par kuriem maksā darbinieki. Ja jūs noklikšķināsiet uz "Atbildēt visiem" un sāksit sūdzēties par to, ka citi darbinieki ieķīlās jūsu personīgajam transportlīdzeklim un saskrāpēt jūsu krāsu, jūs varētu sabojāt savu karjeras attīstību, kļūstot par uzņēmumu, kas ir šmukums.
Neviens negrib saņemt ziņojumus, kas viņiem neattiecas . Vēl jo vairāk, neviens neapmierina grupas sūdzību vai dzirdi par jūsu personiskajām sūdzībām, kas tiek izplatītas raidījuma formātā.
Izvairieties no šī faux pas un pēc noklusējuma izmantojiet atsevišķu atbildi sūtītājam. Noteikti skatīt arī 9. noteikumu.
04 no 10
Izmantojiet profesionālus sveicienus, nevis sarunvalodas izteicienus.
Labākais veids, kā sākt profesionālu e-pastu, ir daži šādas versijas:
1. Labdien pēcpusdienā, Chandra kundze.
2. Sveiki, projekta komanda un brīvprātīgie.
3. Sveiki, Jennifer.
4. Labrīt, Patriks.
NEKAD nekādā gadījumā neizmantojiet sekojošo, lai sāktu profesionālu e-pastu:
1. Hei,
2. Sup, komanda!
3. Hi, Jen.
4. Mornin, Pat.
Sarunvalodas izteicieni, piemēram, "hei", "yo", "sup", var šķist draudzīgi un silti jums, taču tie patiesībā mazina jūsu uzticamību uzņēmējdarbības apstākļos. Lai gan jūs, protams, varat izmantot šos sarunvalodas sarunas, kad jums ir uzticama saikne ar otru personu, slikta ideja šos vārdus izmantot biznesa e-pastā.
Turklāt ir slikta forma, kā lietot rakstīšanas īsceļus, piemēram, "mornin". Ir ļoti slikta forma saīsināt kāda vārda nosaukumu (Jennifer -> Jen), ja vien šī persona nav skaidri prasījusi to darīt.
Tāpat kā jebkurā viedā biznesa komunikācijā, ir gudri kļūdīties, jo tā ir pārāk formāla un parāda, ka jūs ticat etiķetei un cieņai.
05 no 10
Koriģējiet katru ziņojumu, it kā jūsu profesionālā reputācija ir atkarīga no tā.
Un patiešām, jūsu reputācija ir viegli demontēt ar sliktu gramatiku, sliktu pareizrakstību un ļaunprātīgi izvēlētiem vārdiem.
Iedomājieties, kā jūsu profesionālisms veiksies, ja nejauši nosūtīsit " Jums ir nepieciešams pārbaudīt savu metu , Ala ", kad jūs patiešām domājāt teikt: " Jums jāpārbauda jūsu math, Alma" . Vai arī, ja jūs teiktu: " Es varu sarunāties par rītdienu ", kad jūs domājāt " es varēju rīt sarunāties intervijā ".
Korektūru katram nosūtītajam e-pastam; rīkojieties tā, it kā jūsu profesionālā reputācija ir atkarīga no tā.
06 no 10
Īsā un skaidrā priekšmeta līnija radīs brīnumus (un palīdzēsit jums lasīt).
Tēmas tēma ir gan saziņas nosaukums, gan veids, kā apkopot un atzīmēt e-pastu, lai to varētu viegli atrast vēlāk. Tam būtu skaidri jāapkopo saturs un vēlamā darbība.
Piemēram, temata līnija: "kafija" nav ļoti skaidra.
Tā vietā mēģiniet "Personāla kafijas izvēli: jūsu atbilde ir nepieciešama"
Kā otru piemēru temata virsraksts " Jūsu pieprasījums " ir pārāk neskaidrs.
Tā vietā izmēģiniet skaidrāku temata līniju, piemēram: " Jūsu pieprasījums pēc autostāvvietas: ir nepieciešama papildu informācija" .
07 no 10
Izmantojiet tikai divus klasiskos fontus: Arial un Times Roman variantiem ar melnu tinti.
Jūsu e-pastam var būt vilinoši pievienot stilīgām fontu veidiem un krāsām, lai padarītu to izteiksmīgu, bet jums labāk ir izmantot melnā 12-pt vai 10-pitu Arial vai Times New Roman. Līdzīgi varianti, piemēram, Tahoma vai Calibri, arī ir labi. Un, ja jūs piesaista uzmanību konkrētai frāzei vai aizzīmei, tad sarkanā tinte vai treknraksts fonts var būt ļoti noderīgs.
Problēma ir tad, kad jūsu e-pasta vēstules kļūst neskaidras un nekoncentrētas, vai arī sākat izpaust savu viedokli par mierīgu vai graujošu attieksmi. Biznesa pasaulē cilvēki vēlas, lai saziņa būtu uzticama un skaidra un īsa, nevis dekoratīva un traucējoša.
08 no 10
Izvairieties no sarkasma un negatīviem / negaidītiem toņiem par katru cenu.
E-pasts vienmēr nepaziņo balss pāri un ķermeņa valodu. Ko jūs domājat, ka tas ir tiešs un vienkāršs, patiesībā var rasties tik skarbi un nozīmēt, kad tas tiks ievietots jūsu e-pastā. Neizmantojot vārdus "lūdzu" un "paldies", radīsies negatīvi zemūdens notikumi. Un tas, ko jūs uzskatāt par smieklīgu un gaismu, var faktiski nodot kā sliktu un nežēlīgu.
Izgatavojot cienīgu toni un personīgo izturēšanos e-pastā, tiek praktizēta prakse un liela pieredze. Tas palīdz, ja jūs pirms sūtīšanas izlasīsiet e-pastu skaļi sev vai pat kādam citam. Ja kaut kas no e-pasta ir šķietams vai skarbs, tad pārrakstīt to.
Ja joprojām esat iestrēdzis, kā e-pastā nosūtīt kaut ko tonusu, tad nopietni apsveriet tālruņa uzņemšanu un ziņas piegādi sarunā.
Atcerieties: e-pasts ir mūžīgi, un, nosūtot šo ziņojumu, jūs nekad to nevarēsit paņemt atpakaļ.
09 no 10
Pieņemsim, ka pasaule izlasīs jūsu e-pastu, tāpēc plānojiet attiecīgi.
Patiesībā e-pasts ir uz visiem laikiem. Dažas sekundes to var nosūtīt simtiem cilvēku. To var pieprasīt tiesībsargājošie un nodokļu revidenti, ja kādreiz būtu jāveic izmeklēšana. Tas pat var padarīt to jaunumus vai sociālo mediju.
Šī ir plaša un biedējoša atbildība, taču tas ir tas, ka mēs visi plecam: tas, ko jūs rakstāt e-pastā, var viegli kļūt par publiskām zināšanām. Rūpīgi izvēlieties savus vārdus, un, ja jūs domājat, ka pastāv kāda iespēja, ka tas var iekost jūs atpakaļ, tad nopietni apsveriet, ka tā nav nosūtīta vispār.
10 no 10
Vienmēr pabeidziet ar īsu elegantu "paldies" un parakstu bloku.
Jaukuma spēks, piemēram, "Paldies Tev" un "Lūdzu", nav izmērāms. Arī vairākas sekundes, lai iekļautu jūsu profesionālo parakstu bloku, izskaidrotu daudz uzmanības par jūsu uzmanību detaļām un jūs uzņemties atbildību par jūsu paziņojumiem, uzspiežot savu vārdu un kontaktinformāciju.
Sveiki, Shailesh.
Paldies, ka uzzinājāt par izšūšanas pakalpojumiem TGI Sportswear. Es būtu ļoti priecīgs runāt ar jums pa tālruni, lai pastāstītu jums vairāk par mūsu sporta jaku variantiem jūsu komandai. Mēs varētu arī apmeklēt mūsu izstāžu zāle šonedēļ, un es varu personīgi parādīt savus paraugus.
Kādu numuru es jūs varētu zvanīt? Esmu pieejams sarunāties pēc plkst. 13:00 šodien.
Paldies,Paul Giles
Klientu apkalpošanas direktors
TGI, Incorporated
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"Jūsu zīmols ir mūsu uzmanības centrā"