Ir daudz pamatotu iemeslu, kāpēc papīra dokumentu pārveidošana ciparu formātā var būt milzīga palīdzība, ja runa ir par mājas biroja (vai arī par jūsu mājas) organizēšanu. Pirmkārt, jūs varat atbrīvoties no daudz papildu papīra, kas ir piespiests atvilktnēs un failos, vai arī, lai iegūtu vērtīgu galda vietu.
Digitālos failus (pat PDF failus) var pārvērst meklēšanas failos, izmantojot optisko rakstzīmju atpazīšanas (OCR) programmatūru, kas parasti nāk ar printeri (HP ir ļoti foršs video, kas izskaidro, kā OCR darbojas un kā tas var palīdzēt vienkāršot uzdevumu vienkāršojot savu dzīvi).
Tas nozīmē, ka jūsu informācija ne tikai neuzņem vietu, bet arī daudz vieglāk atrast, nekā tas būtu uz papīra. Un jūs varat saglabāt savus ciparu failus, taču vēlaties, piemēram, CD vai DVD, zibatmiņas diskā, tiešsaistes krātuvē vai visos iepriekšminētajos. Tātad jūs varat būt pārliecināti, ka tad, kad jums kaut kas ir nepieciešams, jūs varat to uzdot.
Kad sākat digitalizēt savus mājas failus, tas ir ideāls laiks, lai izveidotu organizētu failu kopumu, kas padarīs jūsu dzīvi vienkāršāku. Padomājiet par vajadzīgajām dokumentu kategorijām un katrai mapei iestatiet. Kredītkartes kvītis vienā mapē; automašīnu apdrošināšanas dokumentu apstrāde citā; telefona rēķini, pārtikas preču kvītis, mājas remonta rēķini utt., visiem var dot atsevišķas mapes. Katrā mapē izveidojiet apakšmapes katru gadu (vai mēnesi). Tas ir daudz vieglāk sākt ar organizētu sistēmu, un pēc tam vienkārši pievienojiet jaunus dokumentus atbilstoši pareizajam failam, kā arī turpināt mēģināt pārkārtot sistēmu ikreiz, kad tiek pārbaudīta jauna kvīts.
Pārliecinieties, ka jūsu skenerim vai printerim bija OCR programmatūra (šķiet, ka programmatūrā ABBYY FineReader ir iekļauta daudzu printeru un skeneru testēšana). Ja jūs to neatradīsiet, nevajag paniku. Pastāv lielas izredzes, ka jums jau ir instalēta pienācīga OCR programmatūra, kas jau ir instalēta datorā, ja vien jūs izmantojat sistēmu Windows. Atdzesētā OCR programmatūra, kas jums jau ir , palīdzēs jums atrast un izmantot šo programmatūru kopā ar skeneri, lai izveidotu rediģējamus dokumentus.
Protams, tas izceļ vēl vienu svarīgu jautājumu: ja jūs plānojat veikt šo darbu, jums ir jābūt vismaz dokumenta skenerim. Tam nav jābūt dārgam vai iedomātā. Ja jums tāda nav, tagad ir pienācis laiks meklēt vienu; sāciet ar šīm Fotoattēlu skeneru un dokumentu skeneru atsauksmēm par dažiem vislabākajiem pirkumiem. Ja jūs nevēlaties atsevišķu skeneri, lēts printeris "viss vienā" veiksmīgi darbosies.
Tāpēc šeit ir grūti. Sistēmas iestatīšana nav pārāk sarežģīta; pat dokumentu skenēšana nebūs pārāk grūts. Kas grūti, pārliecinieties, ka jūs to automātiski veicat katru reizi, kad saņemat jaunus ieņēmumus vai dokumentus. Pretējā gadījumā dokumenti sāks atkal uzkrāties, un jūs jutīsieties tā, it kā jūs esat izšķērdējuši savu laiku. Tātad stick ar to!