Kā droši koplietot failus ar cilvēkiem
Microsoft koplietojamais mākonis balstītais pakalpojums SharePoint Online ir daļa no Office 365 plāna vai to var iegūt kā papildinājumu SharePoint serverim. Galvenā interese par jauniem un modernizētiem SharePoint tiešsaistes pakalpojumiem ir uzlabot interaktīvās sarunas tiešsaistē un padarīt to vieglāku un drošāku dokumentu kopīgošanai ceļā.
Ja jūs jau esat SharePoint tiešsaistes lietotājs, varat paredzēt jaunākos pakalpojumus. Tagad SharePoint Online ietver izmantošanu mobilajos tālruņos un planšetdatoros un vienotu sociālo pieredzi. Office 365 iekļauts arī OneDrive for Business, profesionāla OneDrive versija dokumenta glabāšanai mākonī, kas ļauj sinhronizēt ar failiem, kas tiek glabāti jūsu datorā vai uzņēmuma serverī.
Atļaujas un lietotāju grupu organizēšana
Dokumenti SharePoint Online kopīgošanas atļaujas vislabāk var izdarīt saskaņā ar vēlamo lietotāja piekļuvi. SharePoint Online atļauju līmeņi ir šādi:
- Apmeklētāji - apskatīt dokumentus pārlūkprogrammā
- Biedri - rediģējiet vai veiciniet dokumentus
- Īpašnieki - ir pilnībā atļauta SharePoint tiešsaistes vietnē
Lai apmeklētāji varētu lejupielādēt dokumentus, atļaujām ir jāiekļauj "lasīt" piekļuve.
Var izveidot jaunu grupu nosaukumus, lai izveidotu īpašu lietotāju grupas vai komandas sadarbību . Piemēri ir vietņu izstrādātāji, "autori" un "klienti".
Dokumentu koplietošana ārpus organizācijas
Ārēji lietotāji parasti ir piegādātāji, konsultanti un klienti, kuriem laiku pa laikam vēlaties kopīgot dokumentus.
SharePoint tiešsaistes īpašnieki, kuriem ir pilnīga kontroles atļauja, var kopīgot dokumentus ar ārējiem lietotājiem. Ārējos lietotājus var pievienot apmeklētāju vai dalībnieku lietotāju grupām, lai labāk pārvaldītu atļauju dokumentu apmaiņai.
- Dalieties viesa saitēs. Viesu saiti var koplietot pa e-pastu, lai skatītu dokumentus no SharePoint tiešsaistes dokumentu bibliotēkas. Lai samazinātu risku, ka dokumenti tiks kopīgoti ar citiem, jūs varat pieprasīt ārējiem lietotājiem pierakstīties. Lai veiktu šo darbību, jums ir jāiestata lietotāji apmeklētāju (vai nelicencētu lietotāju ar lasīšanas piekļuves) atļauju grupai, lai nodrošinātu, ka viesa saites nevar būt atvēruši anonīmi lietotāji.
- Dalieties ar dalībniekiem. Ja jūsu ārējiem lietotājiem ir 365 Office 365 abonements vai viņi ir jūsu vietnes dalībnieki, varat pieprasīt, lai viņi pierakstītos, pirms piekļūt koplietojamiem dokumentiem. Šis solis liek domāt, ka jūs tos pievienojāt dalībnieku atļauju grupai. Ārējie lietotāji bez Microsoft Office var lejupielādēt failu, ja vien tiem ir lasīšanas piekļuve.
- Kopīgojiet publisko saiti no OneDrive for Business. OneDrive ir dokumentu glabāšanas vieta, kas atrodas Office 365, ja jūsu pakalpojums ir jaunināts. OneDrive vislabāk tiek izmantots, lai koplietotu failus ar ārējiem publiskiem lietotājiem atsevišķi no SharePoint Online dokumentu bibliotēkas. OneDrive var uzskatīt par galīgo dokumenta versiju publiskai apskatei, piemēram, lai publicētu kā saiti no vietnes vai emuāra. Jūsu SharePoint Online dokumentu bibliotēka var būt avots, tādēļ, izveidojot OneDrive kopiju, jums palīdzēs izšķirt abas jomas, ja izvēlēsities izmantot OneDrive šādā veidā.
- Koplietojiet dokumentus savā organizācijā. Iekšējie lietotāji ir cilvēki jūsu organizācijā vai citās struktūrvienībās. Parasti jūs kopīgojat dokumentus citādi, atkarībā no tā, vai jūs strādājat un sadarbojat grupā, vai jūs ievietojat dokumentus iekštīklā citiem, lai apskatītu pašreizējo zināšanu statusu vai dokumenta versiju.
- Dalieties ar dalībniekiem. Office 365 lietošana, izmantojot SharePoint Online, nodrošina piekļuvi Office Web Apps, pārlūkprogrammu balstītu vieglo pakalpojumu, kuru varat izmantot, lai tiešsaistē izveidotu, rediģētu un kopīgotu dokumentus. Lietotāji ar Microsoft Office var sinhronizēt failus no sava datora ar failiem, kas saglabāti SharePoint Online, lai dalītos ar dalībniekiem. Arī lietotāji ar Microsoft Office var sinhronizēt failus un mapes no SharePoint Online uz datoru vai mobilo ierīci, lai strādātu bezsaistē.
- Dalieties ar nepiederošajiem. Pieņemot, ka ne visi jūsu organizācijā ir Office 365 abonenti, dokumentus var kopīgot atkarībā no atļauju grupas. Piemēram, jūsu organizācijas locekļiem, piemēram, izpildvaras komandām, iespējams, būs jāpārbauda mārketinga dokumentu bibliotēka, kurā šajā jomā tiek iegūti tirgus izpēte vai klientu pieredze.
- Dalies no OneDrive. Jūs varat kopīgot failus ar iekšējiem lietotājiem no OneDrive. Pirms dokumentu pārvietošanas uz SharePoint tiešsaistes dokumentu bibliotēku, OneDrive varat izmantot kā novietošanas zonu.