Izveidot Outlook biroja automātisko atbildi ārpus Office

Izveidot ārkārtas biroja atvaļinājuma atbildi programmā Outlook, un programma atbildēs uz visām jaunajām e-pasta ziņām, ko saņemat prombūtnē.

Ņemot e-pastu ar jums ir viegli; Kas ir grūti, atstāj to aiz muguras

Visur, kur jums iet, ir ērti, ņemot visu e-pastu ar jums mazā, ērtajā paketē. Atstājot to aiz liela, lielapjoma datora, ir grūti un bieži vien saprātīgi rīkoties.

Ja jūs izliecās par saprātīgumu, Outlook ir šeit, lai palīdzētu: kamēr jūs atvaļināsiet no ikdienas e-pasta sūtījuma, Outlook automātiski atbildēs uz ienākošajiem ziņojumiem - uzņemsiet šo slogu pie pleciem, pat pēc atgriešanās.

Protams, programmā Outlook nekad nevarētu atbildēt kā saskaņoti, pārliecinoši un kodolīgi, kā jūs personīgi, bet tas rūpīgi reaģēs, ļaujot sūtītājiem zināt, ka esat ārpus biroja, varbūt, kad jūs atgriezīsities un vai viņiem vajadzētu sekot līdzi, tad (ja tas joprojām ir būtisks) vai novirzīt to citam kontaktam jautājumos, kuriem nepieciešama tūlītēja atbilde.

POP un IMAP konta iestatīšana pakalpojumā Outlook brīvdienās automātiskā atbilde

Lai Outlook IMAP vai POP e-pasta kontu iestatītu automātisko atbildētāju programmā Exchange (skat. Tālāk), vispirms iestatiet atbildes ziņojumu:

1. Izveidojiet jaunu ziņu (noklikšķiniet uz Jauns e-pasts ) programmā Outlook.
2. Ievadiet vēlamo priekšmetu un ziņu savai Outlook sistēmai automātisku atbildi.
   • Ja iespējams un atbilstošs, iekļaujiet to, ka, kad lietotāji var sūtīt vēstules, jūs varat sagaidīt personisku atbildi vai arī vispār gaidīt atbildi. Tas var būt laiks, kad būsiet atgriezies.
   • Varat arī pievienot cc: un bcc: adresātus, lai saņemtu katras automātiskās atbildes kopiju.
   • Ja jūs iestatāt programmu Outlook automātisku atbildi, kas jānosūta, atbildot uz visiem ienākošajiem pasta ziņojumiem (nevis tikai ziņojumiem no izvēlētām kontaktpersonām), ņemiet vērā, ka pārāk daudz informācijas atklāšana rada brīvu risku .
3. Noklikšķiniet uz File (vai FILE ).
4. Parādītajā lapā izvēlieties Saglabāt kā .
5. Pārliecinieties, vai Outlook Veidne ir atlasīta sadaļā Saglabāt kā veidu:.
6. Pēc izvēles, ievadiet veidnes nosaukumu sadaļā Faila nosaukums: (pēc noklusējuma Outlook ir izvēlējies veidnes tēmu).
7. Noklikšķiniet uz Saglabāt .

Iet uz, lai izveidotu Outlook biroja automātiskās atbildes statusu:

1. Noklikšķiniet uz faila (vai FILE ) Outlook ziņu skatā.
2. Pārliecinieties, vai informācijas kategorija ir atvērta.
3. Sadaļā Konta informācija noklikšķiniet uz Pārvaldīt noteikumus un brīdinājumus .
4. Pārliecinieties, vai esat atvērts logā Noteikumi un brīdinājumi cilnes E-pasta noteikumi .
5. Tagad pārliecinieties, ka kontā, par kuru vēlaties izveidot atvaļinājumu atbildi, ir atlasīts sadaļā Apply changes uz šo mapi :.
   • Jūs varat viegli piemērot šo noteikumu visiem saviem kontiem; skatīt zemāk, 21. solis.
6. Noklikšķiniet uz Jauns noteikums ...
7. Pārliecinieties, vai Lietojuma noteikumi par saņemtajiem ziņojumiem ir atlasīti sadaļā Sākt no tukša noteikuma .
8. Noklikšķiniet uz Tālāk> .
9. Pārliecinieties, ka Ja mans vārds ir lodziņā To ir atzīmēts 1. solī: izvēlieties nosacījumu (-us) .
   • Jūs varat atstāt visas rūtiņas nekontrolētas un padarīt Outlook automātisku atbildes reakciju uz visiem ienākošajiem pasta ziņojumiem vai arī pārbaudīt, kur mans vārds atrodas lodziņā Kam vai Cc, lai iekļautu e-pasta ziņojumus, no kuriem jūs esat, bet tikai kopija: adresāts.
10. Noklikšķiniet uz Tālāk> .
11. Pārliecinieties, vai atbilde, izmantojot noteiktu veidni, ir atzīmēta 1. solī: izvēlieties darbības (-as) .
12. 2. solī noklikšķiniet uz konkrētas veidnes : rediģējiet noteikuma aprakstu (noklikšķiniet uz pasvītrotas vērtības) .

1. Pārliecinieties, vai Lietotāja veidnes faila sistēmā ir atlasītas sadaļā Meklēt In : .
2. Iezīmējiet iepriekš izveidoto veidni.
3. Noklikšķiniet uz Atvērt .
4. Tagad noklikšķiniet uz Tālāk> .
5. Pārliecinieties, ka, izņemot gadījumus, ja ir automātiska atbilde, tiek atzīmēts 1. solī: izvēlieties izņēmumu (-us) (ja nepieciešams) .
6. Noklikšķiniet uz Tālāk> .
7. Ievadiet vēlamo automātiskās atbildēšanas filtru nosaukumu 1. solī: norādiet šī noteikuma nosaukumu .
8. Pārliecinieties, ka tiek aktivizēts šis režīms Ieslēgt, lai vienlaikus aktivizētu atvaļinājumu atbildētāju; Protams, varat noņemt atzīmi Ieslēgt šo noteikumu un iesaistīt automātisko atbildi tikai tad, ja tas ir nepieciešams.
   • Lai jebkurā laikā iespējotu filtru, atveriet logus Noteikumi un brīdinājumi, kā norādīts iepriekš, un pārliecinieties, vai atcelšanas atbildētāja noteikums ir atzīmēts cilnē E-pasta noteikumi .
9. Pēc izvēles iespējojiet Izveidot šo noteikumu visiem kontiem .
   • Paturiet prātā, ka filtri var nedarboties ar noteiktiem kontu veidiem (kuriem Outlook netiks izveidots, pat atzīmējot šo rūtiņu).
10. Noklikšķiniet uz Pabeigt .
11. Noklikšķiniet uz Labi .

Izslēdziet Outlook atcelšanas atbildes rakstu

Lai atspējotu Off-of-Office automātisko atbildi, kuru esat iestatījis (un iespējojis) programmā Outlook:

1. Atlasiet failu (vai FILE ) Outlook Outlook ziņā.
2. Iet uz informācijas kategoriju.
3. Noklikšķiniet uz Pārvaldīt noteikumus un brīdinājumus (blakus noteikumiem un brīdinājumiem ).
4. Pārliecinieties, vai ir atlasīta cilne E-pasta noteikumi .
5. Sadaļā Lietot izmaiņas šai mapei atlasiet kontu, kuram vēlaties atspējot automātisko atbildi : ( Jums katram kontam atsaukt katra konta atslēgšanu atsevišķi.)
6. Pārliecinieties, ka automātiskā atbildētāja noteikums ir izveidots, lai atbilde netiktu atzīmēta noteikumu sarakstā.
7. Noklikšķiniet uz Labi .

Alternatīva: Outlook Vacation Responder Add-ons

Tā vietā, lai manuāli iestatītu noteikumu programmā Outlook, varat izmantot tādu rīku kā e-pasta atbildētājs (FreeBusy) vai automātisko atbildētāju pārvaldnieks. Šie rīki parasti ir gudri, lai nosūtītu tikai nepieciešamo no biroja automātiskajām atbildēm.

Ņem vērā, ka Outlook pats katrai sesijai vienu reizi sūta automātisku atbildi tikai uz katru adresi; otro automātisko atbildi var nosūtīt tikai tad, kad programma Outlook ir aizvērta un atkārtoti atvērta. Tāpat Outlook automātiski neatbild sūtītājam ar divām dažādām ziņām.

Izveidot Exchange kontu ārkārtas automātiskai atteikumam pakalpojumā Outlook

Ja Outlook tiek izmantots ar Exchange kontu, varat automātiski iestatīt automātisko atbildi tieši no servera:

1. Galvenajā Outlook logā noklikšķiniet FILE .
2. Atveriet informācijas kategoriju.
3. Noklikšķiniet uz Automātiskās atbildes .
4. Pārliecinieties, vai ir atlasīts Sūtīt automātiskās atbildes .
5. Lai automātiskais atbildētājs sāktu un pārtrauktu automātiski:
   1. Pārliecinieties, vai tiek nosūtīts tikai šajā laika diapazonā: ir atzīmēts.
   2. Atlasiet vēlamo datumu un laiku automātiskās atbildes sākšanai sadaļā Sākuma laiks:.
   3. Izvēlieties vēlamo beigu datumu un laiku sadaļā Beigu laiks:.
6. Ievadiet ziņu par savu ārpusbiržas automātisko atbildi sadaļā Inside My Organization .
   • Šis e-pasts tiks nosūtīts cilvēkiem jūsu uzņēmumā.
7. Lai automātiski nosūtītu atbildes arī personām ārpus jūsu uzņēmuma:
   1. Atveriet cilni Ārpus manas organizācijas .
   2. Pārliecinieties, vai automātiska atbilde cilvēkiem, kas nav manā organizācijā, tiek pārbaudīta, ja jums ir jāņem vērā ar viņu saistītie drošības riski .
   3. Ievadiet ziņu, kas tiek nosūtīta personām ārpus jūsu uzņēmuma.
8. Noklikšķiniet uz Labi .

Lai centrāli uzturētu atbildes ārpus biroja Exchange serverī (ieskaitot veidnes, kurās ir lauki, kas apvienoti ar Active Directory), varat izmēģināt Symprex Out-of-Office pārvaldnieku.

(Pārbaudīts ar Outlook 2013 un Outlook 2016)