Atkarībā no izmantotās Microsoft Office versijas tā var ietvert dažādas lietojumprogrammas. Bāzes piedāvājums parasti satur Word, Excel, PowerPoint un Outlook. PowerPoint, šķiet, nesniedz nekādu raksturīgu drošību, taču visi Word, Excel un Outlook nodrošina zināmu šifrēšanas līmeni.
Word dokumentu nodrošināšana
Microsoft Word dokumentiem (Word 2000 un jaunākiem), saglabājot failu, varat izvēlēties augstāku drošības līmeni. Tā vietā, lai vienkārši noklikšķinātu uz "Saglabāt", noklikšķiniet uz Fails un pēc tam uz Saglabāt kā: un veiciet šādas darbības:
- Dialoglodziņa augšējā labajā stūrī noklikšķiniet uz Rīki
- Noklikšķiniet uz Drošības opcijas
- Lodziņā Drošības opcijas ir pieejamas dažādas iespējas:
- Jūs varat ievadīt paroli lodziņā blakus Parole, lai atvērtu, ja vēlaties, lai fails nebūtu pieejams bez paroles
- Programmā Word 2002 un 2003 varat noklikšķināt uz pogas Papildu , kas atrodas blakus paroles lodziņam, lai izvēlētos augstāku šifrēšanas līmeni, kuru vēl grūti ielauzties
- Varat ievadīt paroli lodziņā blakus Parolim, lai mainītu, ja citiem tā ir atvērta, bet vēlaties ierobežot, kas var veikt izmaiņas failā.
- Drošības opciju lodziņa apakšdaļā ir arī dažas iespējas, lai aizsargātu dokumenta konfidencialitāti.
- Noņemiet personisko informāciju no faila rekvizītiem saglabājiet
- Brīdiniet pirms drukāšanas, saglabājot vai sūtot failu, kurā ir izsekotas izmaiņas vai komentāri
- Saglabājiet nejaušo skaitli, lai uzlabotu apvienošanas precizitāti
- Atverot vai saglabājot, ir redzams paslēptais marķējums
- Noklikšķiniet uz Labi, lai aizvērtu lodziņu Drošības opcijas
- Izvēlieties sava faila nosaukumu un noklikšķiniet uz Saglabāt
Excel failu saglabāšana
Excel piedāvā ļoti līdzīgu Microsoft Word aizsardzību. Vienkārši noklikšķiniet uz Faili , Saglabāt kā, un veiciet šīs darbības:
- Dialoglodziņa augšējā labajā stūrī noklikšķiniet uz Rīki
- Noklikšķiniet uz Vispārējās opcijas
- Jūs varat ievadīt paroli lodziņā blakus Parole, lai atvērtu, ja vēlaties, lai fails nebūtu pieejams bez paroles
- Varat noklikšķināt uz pogas Papildu , kas atrodas blakus paroles lodziņam, lai izvēlētos augstāku šifrēšanas līmeni, ko vēl grūtāk ielauzties
- Varat ievadīt paroli lodziņā blakus Parolim, lai mainītu, ja citiem tā ir atvērta, bet vēlaties ierobežot, kas var veikt izmaiņas failā.
- Noklikšķiniet uz Labi, lai aizvērtu lodziņu Vispārējās opcijas
- Izvēlieties sava faila nosaukumu un noklikšķiniet uz Saglabāt
Outlook PST failu nodrošināšana
Faktiskais ienākošo vai izejošo e-pasta ziņojumu un to pielikumu ciparsignalizācija un šifrēšana ir pilnīgi atsevišķs jautājums, kas tiks paskaidrots citā laikā. Tomēr, ja gadās eksportēt datus no jūsu Microsoft Outlook mapēm uz PST failu, varat pievienot aizsardzību, lai citi nevarētu piekļūt datiem. Vienkārši izpildiet šīs darbības:
- Noklikšķiniet uz faila
- Atlasiet Importēt un eksportēt
- Izvēlieties Eksportēt uz failu un noklikšķiniet uz Tālāk
- Atlasiet Personisko mapju fails (.pst) un noklikšķiniet uz Tālāk
- Izvēlieties mapi vai mapes, kuras vēlaties eksportēt (un, ja vēlaties, atlasiet lodziņu Iekļaut apakšmapes ) un pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk.
- Izvēlieties izvades ceļu un faila nosaukumu un atlasiet vienu no eksporta faila opcijām, pēc tam noklikšķiniet uz Pabeigt
- Aizstāt dublikātus ar eksportētajiem vienumiem
- Ļauj izveidot dublētus vienumus
- Neizdodiet eksemplāros eksemplārus
- Sadaļā Šifrēšanas iestatījumi izvēlieties kādu no šīm iespējām
- Nav šifrēšanas
- Saspiešanas šifrēšana
- Augsta šifrēšana
- Ekrāna apakšdaļā ievadiet paroli, ko izmantot, lai atvērtu šifrētu PST failu (abās lodziņās jāievada tā pati parole, lai pārbaudītu, vai esat izrakstījis paroli tādā veidā, kā domājāt, pretējā gadījumā jūs, iespējams, nevarēsit atvērt savu fails)
- Izvēlieties, vai paroles sarakstā arī jāglabā Saglabāt šo paroli
- Lai pabeigtu faila eksportu, noklikšķiniet uz Labi
(Rediģēja Andijs O'Donnells)