Lielākā daļa uzņēmumu ir pazīstami ar to, ko var izdarīt programmā Microsoft Word un Excel, bet saprast, ko Microsoft Access var darīt, ir mazliet grūtāk saprast. Doma par datu bāzu izveidi un mēģinājumu tos saglabāt šķiet nevajadzīga resursu izmantošana. Tomēr mazajiem uzņēmumiem šī programma var sniegt vairākas atšķirīgas priekšrocības, jo īpaši attiecībā uz izaugsmes un organizācijas pārvaldību.
Microsoft Access nodrošina daudz drošāku veidu, kā mazie uzņēmumi var izsekot datiem un projektiem, nevis Excel vai Word. Piekļūt var aizņemt vairāk laika, lai mācītos nekā visbiežāk lietotās Microsoft lietotnes, taču tai ir vislielākā pievienotā vērtība arī izsekošanas projektiem, budžetiem un izaugsmei. Visi dati, kas vajadzīgi, lai veiktu salīdzināšanu un analīzi mazajam uzņēmumam, tiek uzturēti vienā programmā, tādējādi atvieglojot pārskatu un diagrammu palaišanu, nekā jebkura cita programma. Microsoft piedāvā virkni veidņu, lai vienkāršotu mācību procesu, un lietotāji var pielāgot veidnes, tiklīdz viņi iet. Izpratne par Microsoft Access pamatprincipiem var palīdzēt mazajiem uzņēmumiem pilnībā novērtēt ikdienas darbību.
Ja jūs jau izmantojat izklājlapu, ir viegli pārvērst savu Excel izklājlapu uz Access datu bāzi.
Klientu informācijas uzturēšana
Datubāze ļauj uzņēmumiem izsekot visu nepieciešamo informāciju par katru klientu vai klientu, tostarp adreses, pasūtījumu informāciju, rēķinus un maksājumus. Kamēr datubāze tiek glabāta tīklā, kurā visi darbinieki to var piekļūt, lietotāji var pārliecināties, ka informācija paliek aktuāla. Tā kā klienta informācija ir kritiska katram mazajam biznesam, datu bāzi var nodrošināt. Veidlapu pievienošana datu bāzei palīdz mazajiem uzņēmumiem, ka datus konsekventi ieraksta visi darbinieki.
Lietotājiem iepazīstoties ar programmu, var pievienot sarežģītākus komponentus, piemēram, kartēšanu uz klientu adresēm. Tas ļauj darbiniekiem pārbaudīt adreses jauniem klientiem vai plānot piegādes maršrutus. Tas arī ļauj uzņēmumiem veidot rēķinus un varēs nosūtīt e-pastus vai regulāru pastu un spēt izsekot, kad un kā tika izmaksāti rēķini. Klientu datu atjaunināšana un glabāšana pakalpojumā Access ir daudz uzticamāka nekā izklājlapu vai Word dokumentu un racionalizē šīs informācijas pārvaldību.
Finanšu datu izsekošana
Daudzi uzņēmumi iegādājas programmatūru, kas paredzēta finanšu izsekošanai, bet nelielam uzņēmumam, kas nav nevajadzīgs, tas parasti rada papildu darbu. Papildus iespējai izveidot un izsekot rēķinus, visas uzņēmējdarbības izmaksas un darījumus var reģistrēt, izmantojot to pašu programmu. Uzņēmumiem, kuriem ir pilnīgs Microsoft Office Suite, tostarp Outlook un Access, Outlook maksājumu atgādinājumus var saistīt ar datu bāzi. Kad atgādinājums tiek parādīts, lietotāji var veikt nepieciešamos maksājumus, ievadīt Access datus, pēc tam aizveriet atgādinājumu.
Uzņēmējdarbības pieauguma dēļ var būt nepieciešams iegādāties sarežģītāku programmatūru, un šiem uzņēmumiem ir priekšrocība, ja visi viņu finanšu dati tiek glabāti Access. Daudzas citas programmas var pielāgot datus, kas tiek eksportēti no Access, tādējādi atvieglojot informācijas migrāciju, kad pienāks laiks.
Mārketings un pārdošana
Viens no mazliet izmantotajiem, bet jaudīgākajiem piekļuves izmantošanas veidiem ir mārketinga un pārdošanas informācijas uzraudzība. Ar esošo klienta informāciju, kas jau ir saglabāta datubāzē, ir viegli nosūtīt e-pastus, skrejlapas, kuponus un regulārus ziņojumus tiem, kas varētu būt ieinteresēti pārdošanā vai īpašos piedāvājumos. Mazie uzņēmumi pēc tam var izsekot, cik daudzi viņu esošie klienti atbildēja pēc mārketinga kampaņas.
Jaunajiem klientiem visas kampaņas var izveidot un uzraudzīt no vienas atrašanās vietas. Tas darbiniekiem ļauj vieglāk redzēt, kas jau ir pabeigts, un kas vēl ir jādara vai kādi papildu pasākumi ir nepieciešami.
Ražošanas un inventarizācijas izsekošana
Līdzīgi kā klientu izsekošana, iespēja reģistrēt datus par inventāru, resursiem un krājumiem ir būtiska ikvienam uzņēmumam. Piekļuve ļauj viegli ievadīt datus par sūtījumiem uz noliktavām un uzzināt, kad ir laiks pasūtīt konkrētam produktam vairāk. Tas ir īpaši svarīgi ražotājiem, kuriem ir vajadzīgi vairāki dažādi resursi, lai pabeigtu produktu, piemēram, lidmašīnas daļas vai aktīvās farmaceitiskās sastāvdaļas.
Pat pakalpojumu nozarēm ir jāuzglabā inventāra uzskaite, un, ņemot visu šo informāciju vienā vietā, ir vieglāk redzēt, kurš dators ir piešķirts šim darbiniekam, vai noteikt, kad jāuzlabo biroja aprīkojums. Neatkarīgi no tā, vai transportlīdzekļi, mobilās ierīces, sērijas numuri, reģistrācijas informācija, lietotāju žurnāli vai aparatūras darbības laiks tiek izsekojami, mazie uzņēmumi varēs vieglāk izsekot to aparatūru.
Bez aparatūras uzņēmumiem ir jāspēj izsekot programmatūrai. No reģistrācijas un to datoru skaita, kuriem ir atļauts lietot programmatūru līdz informācijas versijai un lietotājiem, uzņēmumiem ir ļoti svarīgi ātri un precīzi iegūt informāciju par viņu pašreizējām konfigurācijām. Nesenais atbalsts Windows XP beidzas kā stingrs atgādinājums tam, kāpēc ir svarīgi zināt, kāda programmatūra un operētājsistēmas atrodas biznesa datoros un ierīcēs.
Pārskatu un analīžu veikšana
Varbūt visspēcīgākais piekļuves aspekts ir lietotāja spēja ģenerēt ziņojumus un diagrammas no visiem datiem. Tas, ka Microsoft Access var darboties mazajos uzņēmumos, spēj apkopot visu, kas tiek uzglabāts dažādās datubāzēs. Lietotājs var ātri ģenerēt pārskatu, kurā tiek salīdzinātas resursu izmaksas, salīdzinot ar pašreizējām cenām, izveidojiet diagrammu, kas parāda, cik daudz ir gaidāmajā mārketinga kampaņā, vai veiciet analīzi, kurā norādīts, kuri klienti ir aizņēmušies par maksājumiem. Ar nelielām papildu zināšanām par vaicājumiem mazie uzņēmumi var kontrolēt, kā viņi skatās datus.
Vēl svarīgāk, Microsoft Access var piesaistīt citiem Microsoft produktiem. Mazie uzņēmumi var pārskatīt pārskatu, meklēt klienta datus un veidot rēķinus programmā Word. Pasta apvienošana var veidot regulāras vēstules, kamēr lietotājs vienlaikus ģenerē e-pastu programmā Outlook. Datus var eksportēt uz Excel, lai iegūtu padziļinātu izskatu par detaļām, un no turienes tiks nosūtīti PowerPoint prezentācijai. Iespējams, ka integrācija ar visiem pārējiem Microsoft produktiem ir vislabākais iemesls, lai izmantotu piekļuvi, lai centralizētu visu uzņēmuma informāciju.