Maza organizācija iet tālu, meklējot failus
Ja jūs pavadat vairāk laika, meklējot savus Microsoft Word failus, nekā jūs strādājat pie tiem, tad ir laiks izmantot dažas no organizatoriskajām funkcijām Word un datora piedāvājumu.
Saglabājiet visus Word failus ar sīktēliem
Katra Word faila saglabāšana ar priekšskatījuma attēlu vai sīktēlu padara tos vieglāk identificēt, neatverot tos. Jūs varat saglabāt visus Word dokumentus ar priekšskatījumu vai sīktēlu, izpildot tikai dažas darbības.
- Atveriet Microsoft Word.
- Izvēlnes joslā noklikšķiniet uz Fails .
- Nolaižamās izvēlnes apakšā izvēlieties Properties ( Rekvizīti) .
- Noklikšķiniet uz cilnes Kopsavilkums
- Blakus opcijai Saglabāt priekšskatījuma attēlu ar šo dokumentu atzīmējiet atzīmi vai Saglabāt sīktēlus visiem Word dokumentiem (atkarībā no jūsu Word versijas).
- Noklikšķiniet uz Labi .
Atjauniniet Word dokumenta rekvizītus
Ja jūs strādājat ar lielu skaitu Word dokumentu, kuriem ir līdzīgi nosaukumi un atrašanās vietas, jūs noteikti vēlaties izmantot Word dokumenta rekvizītu funkciju . Atgriezieties pie Fails > Rekvizīti > Kopsavilkums un iekļaujiet komentārus, atslēgvārdus, kategoriju, nosaukumu vai priekšmetu informāciju - visu, kas palīdzēs jums atšķirt failus. Kad ir pienācis laiks veikt meklēšanu, Word var atrast tieši to, kas jums nepieciešams.
Padarīt mapes datorā un izmantot tos
Iestatiet vienu mapi visiem saviem Word dokumentiem, kas iet uz priekšu, un nosauciet to kaut ko tādu, ko neaizmirsiet, piemēram, "MyWordDocs". Ievietojiet to ar mapēm ar nosaukumiem, kas ir jēgas jums un tos izmantot. Ja esat atbildīgs par nedēļas sanāksmju piezīmju sagatavošanu, piemēram, izveidojiet šo piezīmju mapi un tajā mēnešus vai gadus iekļaujiet tajā papildu mapes.
Ja jums ir gadi Word dokumentā izkaisīti par jūsu datoru un nav laika, lai tos atvērtu un izlemtu, vai tie ir apsaimniekotāji vai ne, vienkārši izveidojiet mapi katram gadam, no kura ir pieejami vecie dokumenti un noņemiet visus 2010. gada dokumentus viena mape, 2011. gads citā un tā tālāk, kamēr jums ir laiks tos pārskatīt.
Izmantojiet konsekventu failu nosaukumu sistēmu
Nosaukumu sistēmas izveide, iespējams, ir vissvarīgākā lieta, ko varat darīt, lai palīdzētu, kad runa ir par laiku, lai atrastu vēlamos failus. Nevar pareizi norādīt savus failus, taču vārdu sistēmas izvēle un konsekventa izmantošana ir vērts. Ieteikumi ir šādi:
- Iekļaujiet dokumenta veidu, lai jūs varētu īsumā pateikt, ka jebkura faila nosaukums, kas satur "Līgums", "Noma" vai "Biļetens", nav tā vēstule, kuru meklējat.
- Sāciet vārdu ar klienta vārdu (vai saņēmēja uzvārdu, ja dokumenti ir burti).
- Iekļaujiet datumu faila nosaukumā.
Nesteidzies
Ja jūsu dators jau ir piepildīts ar failiem, nemēģiniet vienlaikus risināt jūsu organizatoriskās problēmas. Pārtrauciet darbu uz pārvaldāmiem gabaliem un pavadiet 15 minūtes dienā, strādājot pie tā. Kad jūs savācat klaiņojošus Word failus savā datorā, ievietojiet tos vienā no mapēm, ko esat izveidojis, izveidojiet jaunu mapi vai izdzēsiet tās, ja tās vairs neesat nepieciešamas. Ja jūs nevarat izdomāt, ielieciet tos mapē ar nosaukumu HoldUntilDate un nākotnē izvēlieties datumu, kas ir pietiekami tālu, ka, ja vēl neesat atvēris mapi, jūs jutīsit to ērti dzēst. Neatkarīgi no mapju veidiem, ko veicat, visus tos ievietojiet vienā lielajā mapē Word, lai jūs zināt, kur meklēt.