Detalizēti norādījumi par datu ievadīšanu
Izmantojot Excel iebūvēto datu ievades veidlapu, ir ātrs un vienkāršs veids, kā ievadīt datus Excel datubāzē .
Izmantojot veidlapu, varat:
- uzsākt jaunu datu bāzes tabulu vai pievienot jaunus ierakstus esošajam
- ritiniet datu ierakstus pa vienam vienlaikus
- meklējiet ierakstus, kas satur konkrētu informāciju
- rediģēt vai dzēst atsevišķus ierakstus pēc nepieciešamības
Par datu ievades formas ikonas pievienošanu ātrās piekļuves rīkjoslai
Datu ievades veidlapa ir viens no Excel integrētajiem datu rīkiem. Lai to izmantotu, viss, kas jums jādara, ir nodrošināt jūsu datu bāzē izmantotās kolonnu virsrakstus, noklikšķiniet uz formas ikonas un Excel darīs visu pārējo.
Tomēr, lai padarītu lietas grūtāku, kopš Excel 2007 Microsoft ir nolēmis lenti neiekļaut formas ikonu.
Pirmais solis, izmantojot datu ievades veidlapu, ir ātrās piekļuves rīkjoslai pievienot veidlapas ikonu, lai mēs varētu to izmantot.
Šī ir vienreizēja operācija. Pēc pievienošanas veidlapas ikona ir pieejama ātrās piekļuves rīkjoslā.
Datu ievades formas pogas atrašana
Ātrās piekļuves rīkjoslu izmanto, lai saglabātu Excel bieži izmantojamo funkciju īsceļus. Tas ir arī tas, kur jūs varat pievienot īsceļus Excel funkcijām, kas nav pieejamas lentē.
Viena no šīm funkcijām ir datu ievades forma.
Datu veidlapa ir ātrs un vienkāršs veids, kā pievienot datus Excel datu bāzes tabulai.
Tomēr kādu iemeslu dēļ Microsoft izvēlējās ne pievienot veidlapu kādai no lentes cilpām, sākot ar programmu Excel 2007.
Tālāk ir sniegti soļi, kas parādīs, kā ātri veidlapas joslai pievienot veidlapas ikonu.
Ātrās piekļuves rīkjoslā pievienojiet datu veidlapu
- Ātrās piekļuves rīkjoslas beigās noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas , lai atvērtu nolaižamo izvēlni.
- Sarakstā izvēlieties Vēl komandas, lai atvērtu dialoglodziņa Pielāgot ātro piekļuves rīkjoslu.
- Noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas izvēles komandu beigās no līnijas, lai atvērtu nolaižamo izvēlni.
- Izvēlieties visus komandas no saraksta, lai kreisajā rūtī redzētu visas Excel 2007 komandas.
- Ritiniet šo alfabēta sarakstu, lai atrastu komandu Form .
- Noklikšķiniet uz pogas Pievienot starp komandrindas, lai Ātrās piekļuves rīkjoslai pievienotu komandu Form.
- Noklikšķiniet uz Labi .
Tagad veidlapas poga ir jāpievieno ātrās piekļuves rīkjoslai.
Datu lauku nosaukumu pievienošana
Kā jau iepriekš minēts, viss, kas mums jādara, lai Excel datu ievades veidlapu izmantotu, ir nodrošināt mūsu datu bāzē izmantotās sleju nosaukumus vai lauku nosaukumus.
Visvienkāršākais veids, kā pievienot lauka nosaukumus veidlapai, ir veids, kā ievadīt tos darblapas šūnās . Veidlapā varat iekļaut ne vairāk kā 32 lauku nosaukumus.
Ievadiet šūnas no A1 līdz E1:
StudentID
Uzvārds
Sākotnējā
Vecums
Programma
Datu ievades veidlapas atvēršana
Datu ievades veidlapas atvēršana
- Noklikšķiniet uz šūnas A2, lai padarītu to par aktīvo šūnu .
- Noklikšķiniet uz formas ikonas, kas tika pievienota ātrās piekļuves rīkjoslai 2. lappusē.
- Noklikšķinot uz veidlapas ikonas, tiks atvērta ziņu lodziņa no Excel, kurā ir vairākas iespējas, kas saistītas ar veidlapas virsrakstu pievienošanu.
- Tā kā mēs jau esam ievadījuši lauku nosaukumus, kurus mēs vēlamies izmantot kā virsrakstus, viss, kas mums jādara, ir jābūt paziņojuma lodziņā noklikšķināt uz Labi .
- Veidlapai, kurā ir visi lauku nosaukumi, jābūt redzamai ekrānā.
Datu ierakstu pievienošana veidlapai
Datu ierakstu pievienošana veidlapai
Kad datu pozīcijas ir pievienotas veidlapai, pievienojot ierakstus datu bāzē, vienkārši ir jāievada dati pareizā secībā formas laukos.
Ierakstu paraugs
Pievienojiet šādus ierakstus datu bāzei, ievadot datus formas laukos blakus pareizajām pozīcijām. Noklikšķiniet uz pogas Jauna pēc pirmā ieraksta ievadīšanas, lai notīrītu otrā ieraksta laukus.
StudentID : SA267-567
Uzvārds : Jones
Sākotnējā : B.
Vecums : 21
Programma : valodas
StudentID : SA267-211
Uzvārds : Williams
Sākotnēji : J.
Vecums : 19
Programma : Zinātne
Padoms. Ievadot ļoti līdzīgus datus, piemēram, studentu identifikācijas numurus (tikai numuri pēc domuzīmes atšķiras), izmantojiet kopēšanu un ielīmēšanu, lai paātrinātu un vienkāršotu datu ievadīšanu.
Lai pievienotu atlikušos ierakstus apmācības datu bāzei, izmantojiet veidlapu, lai ievadītu pārējos datus, kas attēla augšpusē, šūnās no A4 līdz E11.
Datu ierakstu pievienošana veidlapai (con't)
Lai pievienotu atlikušos ierakstus mācību datubāzē, izmantojiet veidlapu, lai ievadītu atlikušos datus, kas attēlā atrodami šūnās no A4 līdz E11.
Izmantojot veidlapas datu rīkus
Galvenā problēma ar datubāzi ir datu saglabāšanas integritāte, jo faila izmērs palielinās. Tas prasa:
- datu kļūdu noteikšana vai atsevišķu ierakstu atjaunināšana.
- dzēš novecojušu vai dublētus ierakstus.
Datu ievades veidlapā ir vairāki instrumenti labajā pusē, kas ļauj viegli atrast un labot vai dzēst ierakstus no datubāzes.
Šie rīki ir:
- Pogas Atrast iepriekš un atrasties tālāk - tie ļauj ritināt uz priekšu un atpakaļ pa datu bāzi ar vienu ierakstu vienlaicīgi.
- Poga Dzēst - to izmanto, lai izdzēstu ierakstus no datubāzes.
- Poga Restore (Atjaunot) - šo pogu var izmantot, lai atceltu rediģējamā ieraksta izmaiņas. Reizēm mēs veicam nepareizas ieraksta izmaiņas vai pat rediģē nepareizu ierakstu. Ja tā, atjaunošanas pogu var izmantot, lai atsauktu šīs izmaiņas.
- Piezīme: poga Atjaunot darbojas tikai tad, ja tajā ir ieraksts. Tiklīdz piekļūstat citam ierakstam vai aizveriet veidlapu, atjaunošanas poga kļūst neaktīva.
- Kritēriju poga ļauj jums meklēt datubāzē ierakstus, pamatojoties uz konkrētiem kritērijiem, piemēram, vārdu, vecumu vai programmu. Nākamā kritērija pogas izmantošanas piemērs ir iekļauta apmācības nākamajā solī.
Ierakstu meklēšana, izmantojot vienu lauka nosaukumu
Poga Kritēriji ļauj jums meklēt datu bāzi ierakstiem, izmantojot vienu vai vairākus lauku nosaukumus, piemēram, vārdu, vecumu vai programmu.
Ierakstu meklēšana, izmantojot vienu lauka nosaukumu
- Noklikšķiniet uz pogas Kritēriji formā.
- Noklikšķinot uz pogas Kritēriji, tiek noņemti visi formu lauki, bet tie neizņem datus no datu bāzes.
- Noklikšķiniet uz lauka Programma un ierakstiet Māksla, jo mēs vēlamies meklēt visus studentus, kuri ir iekļauti koledžas Mākslas programmā.
- Noklikšķiniet uz pogas Atrast nākošo . H. Thompsona ieraksts jāuzrāda tādā formā, kādā viņš ir iekļauts mākslas programmā.
- Noklikšķiniet uz pogas Atrast nākošos otrajā un trešajā reizē, un J. Graham un W. Hendersona uzskaitei vajadzētu parādīties viens pēc otra, jo tie tiek iekļauti arī Mākslas programmā.
Nākamais šīs apmācības solis ietver piemēru tādu ierakstu meklēšanai, kas atbilst vairākiem kritērijiem.
Meklējot ierakstus, izmantojot vairāku lauku nosaukumus
Šajā piemērā mēs meklēsim visus skolēnus, kuri ir sasnieguši 18 gadu vecumu, un apgūst koledžas Mākslas programmu. Veidlapā jāparādās tikai tiem ierakstiem, kas atbilst abiem kritērijiem.
- Veidlapā noklikšķiniet uz pogas Kritēriji .
- Noklikšķiniet uz vecuma lauka un ierakstiet 18.
- Noklikšķiniet laukā Programma un ierakstiet Māksla.
- Noklikšķiniet uz pogas Atrast nākošo . H. Thompsona ieraksts jāuzrāda veidlapā, jo viņa ir 18 gadu veca un iekļauta mākslas programmā.
- Noklikšķiniet uz pogas " Atrast nākošo " otro reizi, un J. Graham ieraksts ir jāieraksta, jo viņam ir arī 18 gadu vecums un viņš ir iekļauts mākslas programmā.
- Trešajā reizē noklikšķiniet uz pogas Atrast nākošo, un J. Graham ieraksts joprojām ir redzams, jo nav citu ierakstu, kas atbilst abiem kritērijiem.
Šajā rakstā W. Hendersona ierakstu nevajadzētu attēlot, jo, lai gan viņš ir iekļauts mākslas programmā, viņam nav 18 gadu vecs, tāpēc viņš neatbilst abiem meklēšanas kritērijiem.