Excel nav relāciju datu bāzu programmu, piemēram, SQL Server un Microsoft Access, datu pārvaldības iespējas. Taču tas, ko tas var izdarīt, ir vienkārša vai vienotas datņu datu bāze, kas daudzās situācijās aizpilda datu pārvaldības prasības.
Excel sistēmā dati tiek sakārtoti tabulās, izmantojot darblapas rindas un kolonnas . Jaunākajām programmas versijām ir tabulas funkcija , kas ļauj viegli ievadīt, rediģēt un manipulēt ar datiem .
Katrs atsevišķs datu fragments vai informācija par priekšmetu, piemēram, daļas numurs vai personas adrese, tiek glabāta atsevišķā darblapas šūnā un minēta kā lauks.
Datubāzes noteikumi: tabula, ieraksti un lauki programmā Excel
Datu bāze ir saistīta informācijas kolekcija, kas organizēta vienā vai vairākos datora failos.
Parasti informācija vai dati tiek sakārtoti tabulās. Vienkārša vai plakana datņu datu bāze, piemēram, Excel, satur vienu informāciju par vienu tēmu vienā tabulā.
Savukārt relāciju datu bāzes sastāv no vairākām tabulām ar katru tabulu, kas satur informāciju par dažādām, bet saistītām tēmām.
Tabulā esošā informācija ir sakārtota tā, ka to var viegli:
- Atjaunots
- Sakārtotas
- Labots
- Konkrētas informācijas filtrēšana vai meklēšana
Ieraksti
Datubāzes terminoloģijā ieraksts satur visu informāciju vai datus par vienu konkrētu objektu, kas ievadīts datu bāzē.
Excel programmā ieraksti parasti tiek sakārtoti darblapas rindās ar katru rindu šūnu , kurā ir viens informācijas elements vai vērtība.
Lauki
Katrs atsevišķs datu objekts datu bāzē, piemēram, tālruņa numurs vai ielas numurs, tiek dēvēts par lauku .
Excel darblapas atsevišķās šūnas kalpo kā lauki, jo katra šūna var saturēt atsevišķu informāciju par objektu.
Lauka nosaukumi
Ir būtiski, lai dati tiktu ievadīti organizētā veidā datu bāzē, lai tos varētu sakārtot vai filtrēt, lai atrastu konkrētu informāciju.
Lai nodrošinātu, ka dati tiek ievadīti vienā pasūtījumā katram ierakstam, katrai tabulas slejai pievieno virsrakstus. Šīs sleju virsraksti tiek saukti par lauku nosaukumiem.
Excel tabulas augšējā rindā ir tabulas lauku nosaukumi. Šo rindu parasti sauc par galvenes rindu .
Piemērs
Attēlā iepriekš visa informācija, kas apkopota vienam studentam, tiek glabāta atsevišķā rindā vai ierakstā tabulā. Katram studentam, neatkarīgi no tā, cik daudz vai cik maz ir iegūta informācija, tabulā ir atsevišķa rinda.
Katra šūna rindā ir lauks, kas satur vienu šīs informācijas daļu. Laukuma nosaukumi galvenes rindā palīdz nodrošināt to, ka dati tiek organizēti, saglabājot visus datus par konkrētu tēmu, piemēram, vārdu vai vecumu, tajā pašā slejā visiem studentiem.
Excel datu rīki
Microsoft ir iekļāvusi vairākus datu rīkus, lai atvieglotu darbu ar lielu datu apjomu, kas saglabāti Excel tabulās, un palīdzētu saglabāt to labā stāvoklī.
Izmantojot veidlapu ierakstiem
Viens no šiem rīkiem, kas ļauj viegli strādāt ar atsevišķiem ierakstiem, ir datu forma. Veidlapu var izmantot, lai atrastu, rediģētu, ievadītu vai dzēstu ierakstus tabulās, kurās ir ne vairāk kā 32 lauki vai kolonnas.
Noklusējuma veidlapā ir iekļauts lauku nosaukumu saraksts kārtībā, kādā tie ir sakārtoti tabulā, lai pārliecinātos, ka ieraksti ir ievadīti pareizi. Blakus katram lauka nosaukumam ir teksta lodziņš, lai ievadītu vai rediģētu atsevišķus datu laukus.
Kaut arī ir iespējams izveidot pielāgotas veidlapas, noklusējuma veidlapas izveide un izmantošana ir daudz vienkāršāka, un bieži tas viss ir nepieciešams.
Noņemt dublētus datu ierakstus
Viena problēma ar visām datu bāzēm ir datu kļūdas. Papildus vienkāršām pareizrakstības kļūdām vai trūkstošajiem datu laukiem dublikātu datu ieraksti var būt galvenā problēma, jo datu tabula palielinās pēc lieluma.
Vēl viens Excel datu rīkus var izmantot, lai noņemtu šos dublētus ierakstus - vai nu precīzus, vai daļējus dublikātus.
Datu šķirošana
Šķirošana nozīmē reorganizēt datus atbilstoši konkrētam īpašumam, piemēram, tabulas šķiroot pēc alfabēta pēc uzvārda vai hronoloģiski no vecākā līdz jaunākajam.
Excel kārtošanas opcijas ietver šķirošanu ar vienu vai vairākiem laukiem, pielāgotu šķirošanu, piemēram, pēc datuma vai laika, un šķirošanu pēc rindām, kas ļauj pārkārtot laukus tabulā.