Kā izveidot datubāzi programmā Excel

Track kontaktus, kolekcijas un citus datus, izmantojot Excel datubāzi

Reizēm mums jāseko līdzi informācijai, un laba vieta tam ir Excel datu bāzes failā. Neatkarīgi no tā, vai tas ir personiskais tālruņu numuru saraksts, organizācijas vai komandas dalībnieku kontaktu saraksts vai monētu, karšu vai grāmatu kolekcija, Excel datubāzes fails ļauj viegli ievadīt, saglabāt un atrast konkrētu informāciju.

Microsoft Excel ir izveidojis tā rīkus, lai palīdzētu jums izsekot datiem un atrast konkrētu informāciju, ja vēlaties. Tāpat kā ar simtiem kolonnu un tūkstošiem rindu , Excel izklājlapa var saturēt milzīgu datu apjomu .

Datu ievadīšana

Pamatformāts datu glabāšanai Excel datubāzē ir tabula.

Kad tabula ir izveidota, Excel datu rīkus var izmantot, lai meklētu, kārtotu un filtrētu ierakstus datu bāzē, lai atrastu konkrētu informāciju.

Lai sekotu kopā ar šo pamācību, ievadiet datus, kā tas ir redzams attēlā iepriekš.

Ātri ievadiet studenta ID:

1. Ievadiet pirmos divus ID - ST348-245 un ST348-246 attiecīgi šūnās A5 un A6 .
2. Iezīmējiet divus ID, lai tos atlasītu.
3. Noklikšķiniet uz aizpildīšanas rūtiņas un velciet to uz leju, lai šūna A13 .
4. Pārējie Studentu ID jāievada pareizajās šūnās no A6 līdz A13.

Datu ievadīšana pareizi

Ievadot datus, ir svarīgi nodrošināt, ka tas ir pareizi ievadīts. Izņemot 2.rindu starp izklājlapas nosaukumu un sleju virsrakstiem, neievērojot citas tukšās rindas, ievadot datus. Tāpat pārliecinieties, ka jūs neatstājat nevienu tukšo šūnu.

Datu kļūdas , ko izraisa nepareiza datu ievadīšana, rada daudzas ar datu pārvaldību saistītas problēmas. Ja dati sākumā tiek pareizi ievadīti, programma visticamāk atgriezīsies uz vēlamajiem rezultātiem.

Rindas ir ieraksti

Katra atsevišķā datu rinda datubāzē ir pazīstama kā ieraksts . Ievadot ierakstus, ievērojiet šīs pamatnostādnes:

• Atstājiet tukšās rindas izveidotajā tabulā. Tas ietver: NAV atstājot tukšo rindu starp kolonnu virsrakstiem un pirmo datu rindu.
• Ieraksts var saturēt datus tikai par vienu konkrētu vienumu.
• Ierakstā jāiekļauj visi dati no datubāzes par šo vienumu. Informācija par vienumu nevar būt vairāk nekā vienā rindā.

Kolonnas ir lauki

Lai gan rindas Excel datubāzē sauc par ierakstiem, kolonnas tiek sauktas par laukiem . Katrai kolonnai ir vajadzīga virsraksts, lai identificētu tajā ietvertos datus. Šīs pozīcijas sauc par lauku nosaukumiem.

• Lauka nosaukumi tiek izmantoti, lai nodrošinātu, ka dati par katru ierakstu tiek ievadīti vienā secībā.
• Pārliecinieties, vai visi kolonnas dati ir ievadīti, izmantojot to pašu formātu. Ja sākat ievadīt ciparus kā ciparus (piemēram, 10 vai 20), saglabājiet to. Nemainiet daļu ceļu un sākiet ievadīt numurus kā vārdus (piemēram, desmit vai divdesmit). Esi konsekvents.
• Neatstājiet tukšās slejas tabulā.

Tabulas izveide

Kad dati ir ievadīti, to var pārveidot tabulā . Darīt tā:

1. Izcelt darblapā ailes no A3 līdz E13 .
2. Noklikšķiniet uz cilnes Sākums .
3. Lai atvērtu nolaižamo izvēlni, uz lentes noklikšķiniet uz opcijas Formatēt kā tabulu .
4. Izvēlieties zilā tabulas Style Medium 9 opciju, lai atvērtu dialoglodziņu Format as Table (Formāts kā tabula ).
5. Kamēr dialoglodziņš ir atvērts, darblapu šūnām no A3 līdz E13 jābūt ieskaujamie skudras.
6. Ja mantošanas skudras aptver pareizo šūnu diapazonu, dialoglodziņā Formēt kā tabulu noklikšķiniet uz Labi .
7. Ja mantošanas skudras neaptver pareizo šūnu diapazonu, izceliet darblapā pareizo diapazonu un pēc tam dialoglodziņā Formēt kā tabulu noklikšķiniet uz Labi .
8. Tabulā jābūt nolaižamajām bultiņām, kas pievienotas blakus katra lauka nosaukumam, un tabulas rindas jāformatē mainīgā gaismā un tumši zilā krāsā.

Datu bāzes rīku izmantošana

Kad esat izveidojis datu bāzi, varat izmantot rīkus, kas atrodas zem nolaižamās bultiņas blakus katra lauka nosaukumam, lai kārtotu vai filtrētu savus datus.

Datu šķirošana

1. Noklikšķiniet uz nolaižamās bultiņas blakus laukam Last name (Nosaukums).
2. Noklikšķiniet uz opcijas Šķirot no A līdz Z, lai kārtotu datu bāzi alfabētiskā secībā.
3. Pēc šķirošanas Graham J. ir pirmais ieraksts galda un Vilsona sarakstā. R jābūt pēdējam.

Datu filtrēšana

1. Noklikšķiniet uz nolaižamās bultiņas blakus laukam Programmas lauks .
2. Noklikšķiniet uz izvēles rūtiņas blakus opcijai Atlasīt visu, lai notīrītu visas izvēles rūtiņas.
3. Noklikšķiniet uz izvēles rūtiņas blakus biznesa opcijai, lai lodziņā pievienotu atzīmi.
4. Noklikšķiniet uz Labi .
5. Tikai diviem studentiem - G. Thompson un F. Smithi jābūt redzamiem, jo ​​tie ir tikai divi, kuri ir iekļauti uzņēmējdarbības programmā.
6. Lai parādītu visus ierakstus, noklikšķiniet uz nolaižamās bultiņas blakus Programmas lauka nosaukumam.
7. Noklikšķiniet uz Clear Filter (Dzēst filtru) no opcijas "Program" (Programma) .

Datu bāzes paplašināšana

Lai pievienotu papildu datus savā datubāzē:

• Novietojiet peles rādītāju virs mazā punkta tabulas apakšējā labajā stūrī.
• Peles rādītājs mainīsies divvirzienu bultiņā.
• Kad tas notiek, noklikšķiniet un turiet labo peles pogu un velciet rādītāju uz leju, lai pievienotu tukšu rindu datu bāzes apakšdaļā.
• Pievienot šai jaunai rindai šādus datus:
  Cell - Data
  A14 - ST348-255
  B14 - Kristofers
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - Zinātne

Datu bāzes formāta aizpildīšana

1. Izcelt ailes no A1 līdz E1 darblapā.
2. Noklikšķiniet uz cilnes Sākums .
3. Noklikšķiniet uz lentas apvienošanas un centra opcijas, lai centru nosaukumu.
4. Lai atvērtu aizpildījuma krāsu nolaižamo sarakstu, noklikšķiniet uz lentes uzpildes krāsas (izskatās kā krāsas var).
5. Izvēlieties Blue, Accent 1 no saraksta, lai mainītu fona krāsu šūnās A1-E1 tumši zilā krāsā.
6. Formatēšanas rīkjoslā noklikšķiniet uz ikonas Fonta krāsa (tā ir liela burts "A"), lai atvērtu nolaižamo fontu krāsu.
7. Izvēlieties baltu no saraksta, lai mainītu teksta krāsu šūnās A1-E1 uz baltu.
8. Izcelt ailes A2 - E2 darblapā.
9. Lai atvērtu aizpildījuma krāsu nolaižamo sarakstu, noklikšķiniet uz lentes Aizpildīt krāsu.
10. Izvēlieties Blue, Accent 1, Lightighter 80 no saraksta, lai mainītu fona krāsu šūnās A2-E2 gaiši zilā krāsā.
11. Izcelt ailē A4 - E14 darblapā.
12. Uz lentes noklikšķiniet uz centra opcijas, lai centrātu teksta pielīdzinājumu šūnās no A14 līdz E14.
13. Šajā brīdī, ja esat pareizi izpildījis visas šīs apmācības darbības, jūsu izklājlapai vajadzētu būt līdzīgai izklājlapai, kas ir attēlota šīs apmācības 1. solī.

Datu bāzes funkcijas

Sintakse : Dfunkcija (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)

Ja D funkcija ir viena no šādām:

• DAVERAGE
• DCOUNT
• DCOUNTA
• DGET
• DMAX
• DMIN
• DPRODUCT
• DSTDEV
• DSTDEVP
• DSUM
• DVAR
• DVARP

Tips : datu bāze

Datu bāzu funkcijas ir īpaši noderīgas, ja Google izklājlapas tiek izmantotas, lai saglabātu strukturētus datus, piemēram, datubāzi. Katra datubāzes funkcija Dfunction aprēķina atbilstošo funkciju šūnu diapazona apakškopā, kas tiek uzskatīta par datu bāzes tabulu. Datu bāzu funkcijas ņem trīs argumentus:

• Database_arr ir diapazons, iegultā masīvs vai masīvs, ko ģenerē masīvu izteiksme, kas ir strukturēta tā, lai katra rinda pēc rindas 1 ir datu bāzes ieraksts, un katra kolonna ir datu bāzes lauks. 1. rinda satur etiķetes katram laukam.
• Field_str | num norāda, kura sleja (lauka) satur vidējo vērtību. To var izteikt kā lauka nosaukumu (teksta virkni) vai kolonnas numuru, kur visbiežāk esošā kolonna tiek attēlota kā 1.
• Criteria_arr ir diapazons, iegultā masīvs vai masīvs, ko ģenerē masīvu izteiksme, kas ir strukturēta tādā veidā, ka pirmajā rindā ir lauka nosaukums (-i), uz kuru tiks piemērots kritērijs (kritēriji), un turpmākajās rindās ir nosacīts tests (-i) .

Pirmajā rindā Kritērijos ir norādīti lauku nosaukumi. Kritērijos katra cita rinda ir filtrs, kas ir attiecīgo lauku ierobežojumu kopums. Ierobežojumi ir aprakstīti, izmantojot apzīmējumu "Pieprasījums pēc parauga", un tajā var būt iekļauta vērtība, kas jāsaskaņo, vai salīdzinājuma operators, kam seko salīdzinājuma vērtība. Piemēri ierobežojumiem ir: "Šokolāde", "42", "> = 42", "<> 42". Tukša šūna nozīmē, ka attiecīgajam laukam nav ierobežojumu.

Filtrs atbilst datubāzes rindai, ja tiek izpildīti visi filtra ierobežojumi (ierobežojumi filtra rindā). Datubāzes rinda (ieraksts) atbilst kritērijiem, ja un tikai tad, ja tas atbilst vismaz vienam filtram. Kritēriju diapazonā lauka nosaukums var parādīties vairāk kā vienreiz, lai atļautu vairākus vienlaicīgi piemērojamus ierobežojumus (piemēram, temperatūra ir> 65 un temperatūra <= 82).

DGET ir vienīgā datubāzes funkcija, kas neveido vērtības. DGET atgriež otrā argumentā norādītā lauka vērtību (tāpat kā VLOOKUP) tikai tad, ja tieši viens ieraksts atbilst kritērijiem; pretējā gadījumā tas atgriež kļūdu, norādot, ka nav nevienas spēles vai vairākas atbilstības