Izmantojot Excel nav tik grūti, kā šķiet
Excel ir elektroniska izklājlapas progam (jebkura cita programmatūra ), ko izmanto datu glabāšanai, organizēšanai un manipulēšanai.
Dati tiek glabāti atsevišķās šūnās, kuras parasti tiek veidotas darblapas kolonnās un rindās. Šī kolonnu un rindu kolekcija tiek dēvēta par tabulu. Lai tabulā saglabātos datus identificētu tabulās, tabulas kreisajā pusē izmantojiet virsrakstus virsrakstā un lejup.
Excel var arī veikt aprēķinus par datiem, izmantojot formulas . Lai palīdzētu vieglāk atrast un lasīt informāciju darblapā, Excel ir vairākas formatēšanas funkcijas, kuras var piemērot atsevišķām šūnām, rindām un kolonnām vai visām datu tabulām.
Tā kā pēdējo Excel versijās katrā darblapā ir miljardu šūnu vienā darblapā, katrai šūnai ir adrese, ko sauc par šūnu atsauci, lai to varētu atsaukties formulās, diagrammās un citās programmas funkcijās.
Šajā apmācībā aprakstīti soļi, kas nepieciešami, lai izveidotu un formatētu pamata datu tabulu, kurā ir datu tabula, formulas un formatējums, kas redzams attēlā iepriekš.
Šajā apmācībā iekļautas tēmas ir šādas:
- Datu ievadīšana tabulā
- Atsevišķu darblapas kolonnu paplašināšana
- Pievienojot darblapai pašreizējo datumu un nosaukto diapazonu
- Pievienojot atskaitījuma formulu
- Neto algas formulas pievienošana
- Formulu kopēšana ar aizpildīšanas rokturi
- Numura pievienošana datu formatēšanai
- Šūnu formatējuma pievienošana
01 no 08
Datu tabulas palaišana
Datu ievadīšana darblapas šūnās vienmēr ir trīspakāpju process.
Šīs darbības ir šādas:
- Noklikšķiniet uz šūnas, kurā vēlaties pārsūtīt datus.
- Ierakstiet datus šūnā.
- Nospiediet tastatūras taustiņu Enter vai ar peli noklikšķiniet uz citas šūnas.
Kā minēts, katra darblapas šūna tiek identificēta pēc adreses vai šūnas atsauces , kas sastāv no slejas burta un rindas numura, kas krustojas šūnas atrašanās vietā.
Rakstot šūnas atsauci, vispirms vienmēr tiek rakstīts slejas burts, kam seko rindas numurs, piemēram, A5, C3 vai D9.
Ievadot šīs apmācības datus, svarīgi ievadīt datus pareizajās darblapu šūnās. Turpmākajos soļos ievadītās formulas izmanto tagad ievadīto datu šūnu atsauces.
Ievadiet apmācības datus
- Lai sekotu šai apmācībai, izmantojiet šūnu atsauces datiem, kas redzami attēlā iepriekš, lai ievadītu visus datus tukšajā Excel darblapā.
02 no 08
Paplašināt kolonnas programmā Excel
Pēc noklusējuma šūnas platums ļauj ievadīt tikai astoņas rakstzīmes no jebkura datu ievades, pirms šie dati izplūst nākamajā šūnā pa labi.
Ja šūna vai šūnas pa labi ir tukšas, ievadītie dati tiek parādīti darblapā, kā tas redzams darblapas nosaukumā Darbinieku atskaitīšanas aprēķini, kas ievadīti šūnā A1.
Ja šūnai pa labi ir dati, pirmās šūnas saturs tiek saīsināts līdz pirmajām astoņām rakstzīmēm.
Iepriekšējā posmā ievadīto datu vairākas šūnas, piemēram, etiķetes Atlikšanas likme: ievadīti šūnā B3 un Thompson A., kas ievadīti šūnā A8, ir saīsināti, jo šūnas pa labi satur datus.
Lai labotu šo problēmu, lai dati būtu pilnībā redzami, kolonnām, kurās ir šie dati, jābūt paplašinātiem.
Tāpat kā visās Microsoft programmās, ir vairāki veidi, kā paplašināt kolonnas . Tālāk norādītās darbības attiecas uz to, kā paplašināt kolonnas, izmantojot peli.
Atsevišķu darba lapas kolonnu paplašināšana
- Kolonnas virsrakstā novietojiet peles kursoru uz līnijas starp kolonnas A un B.
- Indikators mainīsies uz divvirzienu bultiņu.
- Noklikšķiniet un turiet nospiestu kreiso peles pogu un velciet divvirzienu bultiņu pa labi, lai paplašinātu kolonnu A, līdz viss ieraksts Thompson A. ir redzams.
- Paplašiniet citas slejas, lai pēc nepieciešamības rādītu datus.
Kolonnu platumi un darblapu nosaukumi
Tā kā darblapas nosaukums ir tik ilgs, salīdzinot ar citām ailē esošajām etiķetēm, ja šī kolonna tika paplašināta, lai parādītu visu nosaukumu šūnā A1, darblapa ne tikai izskatās nepāra, bet tas apgrūtina darba lapas lietošanu, jo atstarpes starp etiķetēm pa kreisi un citām datu kolonnām.
Tā kā nav citu ierakstu pirmajā rindā, nav pareizi vienkārši atstāt nosaukumu, jo tas - izstumj šūnas pa labi. Alternatīvi, programmā Excel ir funkcija, kas tiek saukta par apvienošanu un centru, kas tiks izmantota vēlāk, lai ātri sadalītu virsrakstus datu tabulā.
03 no 08
Pievienojot datumu un nosaukto diapazonu
Datuma funkciju pārskats
Parasti datumu pievienot izklājlapai - bieži vien norāda, kad lapa tika pēdējo reizi atjaunināta.
Excel ir vairākas datumu funkcijas, kas ļauj viegli ievadīt datumu darblapā.
Excel funkcijas ir tikai iebūvētas formulas , lai atvieglotu vispārpieejamo uzdevumu izpildi, piemēram, datuma pievienošana darblapai.
TODAY funkciju ir viegli lietot, jo tam nav nekādu argumentu - kas ir dati, kas funkcijai jāpiegādā, lai tas darbotos.
TODAY funkcija ir arī viena no Excel nestabilajām funkcijām , kas nozīmē, ka tā atjaunina sevi katru reizi, kad tiek pārrēķināts - parasti tas parasti ir, kad darblapa tiek atvērta.
Datuma pievienošana funkcijai TODAY
Turpmāk minētie soļi pievienos TODAY funkciju darblapas C2 šūnai.
- Noklikšķiniet uz šūnas C2, lai padarītu to par aktīvo šūnu
- Noklikšķiniet uz lentas cilnes Formulas
- Lai atvērtu datuma funkciju sarakstu, noklikšķiniet uz lentes opcijas Datums un laiks
- Noklikšķiniet uz funkcija Today, lai atvērtu funkciju dialoglodziņu
- Dialoglodziņā noklikšķiniet uz Labi, lai ievadītu funkciju un atgrieztos darblapā
- Pašreizējais datums ir jāpievieno šūnai C2
Redzot ###### simbolus Datuma vietā
Ja šūnā C2 tiek parādīta rūsas birkas simbolu rinda, nevis datums pēc TODAY funkcijas pievienošanas šai šūnai, tas ir tāpēc, ka šūna nav pietiekami plaša, lai parādītu formatētus datus.
Kā minēts iepriekš, neformatēti skaitļi vai teksta dati pārsvītro, lai iztukšotu šūnas pa labi, ja šūnai ir pārāk plašs. Dati, kas formatēti kā noteikta veida numurs, piemēram, valūta, datumi vai laiks, tomēr neattīstās nākamajā šūnā, ja tās ir plašākas nekā šūna, kurā tie atrodas. Tā vietā tiek rādīta kļūda ######.
Lai labotu problēmu, paplašiniet sleju C, izmantojot metodi, kas aprakstīta apmācības iepriekšējā posmā.
Nosaukto diapazonu pievienošana
Nosauktais diapazons tiek izveidots, ja vienai vai vairākām šūnām tiek piešķirts nosaukums, lai padarītu diapazonu vieglāk identificēt. Nosauktos diapazonus var izmantot kā aizstājēju šūnu atsaucei, ja to izmanto funkcijās, formulas un diagrammas.
Visvienkāršākais veids, kā izveidot nosauktu diapazonu, ir izmantot vārdu lodziņu, kas atrodas darba lapas augšējā kreisajā stūrī virs rindu numuriem.
Šajā apmācībā nosaukumu likme tiks dota šūnai C6, lai noteiktu atskaitījumu likmi, ko piemēro darbinieku algām. Nosauktais diapazons tiks izmantots atskaitījuma formā, kas tiks pievienota darblapas C6 līdz C9 šūnām.
- Darblapā atlasiet šūnu C6
- Ievadiet nosaukuma lodziņā "likme" (bez citātiem) un nospiediet tastatūras taustiņu Enter
- Cell C6 tagad ir nosaukums "likme"
Šis nosaukums tiks izmantots, lai vienkāršotu atskaitījumu formulu izveidi nākamajā apmācības posmā.
04 no 08
Darbinieku atskaitījumu formulas ievadīšana
Excel formulu pārskats
Excel formulas ļauj veikt skaitļošanas datu aprēķinus, kas ievadīti darblapā .
Excel formulas var izmantot pamata numuru šifrēšanai, piemēram, pievienošanai vai atņemšanai, kā arī sarežģītākiem aprēķiniem, piemēram, studenta vidējā līmeņa noteikšanai testa rezultātos un hipotēkas maksājumu aprēķināšanai.
- Formulas Excel vienmēr sākas ar vienādu zīmi ( = )
- Vienāda zīme vienmēr tiek ievadīta šūnā, kurā vēlaties, lai atbilde tiktu parādīta
- Formulu pabeidz, nospiežot tastatūras taustiņu Enter
Izmantojot šūnu atsauces formulas
Parasti veids, kā veidot formulas programmā Excel, ir formulas datu ievadīšana darblapas šūnās un pēc tam izmantojot formulas datu šūnu atsauces, nevis pašus datus.
Šīs pieejas galvenā priekšrocība ir tāda, ka, ja vēlāk kļūst nepieciešams mainīt datus , tas ir vienkārši jautājums, kā aizstāt datus šūnās, nevis pārformulēt formulu.
Formulas rezultāti tiks automātiski atjaunināti pēc datu izmaiņām.
Izmantojot nosauktos diapazonus formulās
Alternatīva šūnu atsaucēm ir izmantot nosauktos diapazonus, piemēram, nosaukta diapazona likme, kas izveidota iepriekšējā solī.
Formulā nosauktais diapazons darbojas tāpat kā šūnu atsauce, bet to parasti izmanto vērtībām, kuras dažādās formās tiek izmantotas vairākas reizes - piemēram, pensiju vai veselības pabalstu atskaitīšanas likme, nodokļa likme vai zinātniskā nemainīga - tā kā šūnu atsauces ir praktiskākas formulās, kas attiecas tikai uz konkrētiem datiem vienreiz.
Tālāk norādītajos posmos formulas izveidošanai tiek izmantotas gan šūnu atsauces, gan nosauktais diapazons.
Darbinieku atskaitījumu formulas ievadīšana
Pirmā formula, kas izveidota šūnā C6, palielinās darbinieka B. Smita bruto algu , izmantojot atskaitījumu likmi šūnā C3.
Gatavā formula šūnā C6 būs:
= B6 * likmeIzmantojot norādi, lai ievadītu formulu
Lai gan ir iespējams vienkārši ievadīt iepriekšminēto formulu šūnā C6 un parādīties pareizā atbilde, labāk ir izmantot norādi, lai pievienotu šūnu atsauces uz formulas, lai pēc iespējas samazinātu kļūdu iespējamību, ierakstot nepareizu šūnu atsauci.
Norādīšana ietver noklikšķināšanu uz šūnas, kurā ir dati ar peles rādītāju, lai pievienotu šūnu atsauci vai nosaukto diapazonu formulai.
- Noklikšķiniet uz šūnas C6, lai padarītu to par aktīvo šūnu
- Ievadiet vienādības zīmi ( = ) uz šūnu C6, lai sāktu formulu
- Noklikšķiniet uz šūnas B6 ar peles rādītāju, lai pievienotu šūnu atsauci uz formulu pēc vienlīdzības zīmes
- Pēc šūnu atsauces ierakstiet reizinājuma simbolu ( * ) šūnā C6
- Noklikšķiniet uz šūnas C3 ar peles kursoru, lai formula pievienotu nosaukto diapazona likmi
- Nospiediet taustiņu Enter, lai pabeigtu formulu
- Atbilde 2747.34 jāiekļauj šūnā C6
- Lai gan atbilde uz formulu ir parādīta šūnā C6, noklikšķinot uz šīs šūnas, formulas joslā virs darblapas parādīsies formula = B6 * likme
05 no 08
Neto algas formulas ievadīšana
Neto algas formulas ievadīšana
Šī formula ir izveidota šūnā D6 un aprēķina darbinieka neto algu, atņemot pirmajā formā aprēķināto atskaitījuma summu no bruto algas .
Gatavā formula šūnā D6 būs:
= B6-C6- Noklikšķiniet uz šūnas D6, lai padarītu to par aktīvo šūnu
- Ierakstiet vienādas zīmes ( = ) šūnā D6
- Noklikšķiniet uz šūnas B6 ar peles rādītāju, lai pievienotu šūnu atsauci uz formulu pēc vienlīdzības zīmes
- Pēc šūnu atsauces ierakstiet mīnusa zīmi ( - ) šūnā D6
- Noklikšķiniet uz šūnas C6 ar peles kursoru uz šo šūnu atsauci uz formulu
- Nospiediet taustiņu Enter, lai pabeigtu formulu
- Atbilde 43 041,66 jāieraksta šūnā D6
- Lai skatītu formulu šūnā D6, noklikšķiniet uz šīs šūnas, lai formulējuma joslā parādītu formulu = B6-C6
Relatīvā šūnu references un kopēšanas formulas
Līdz šim atvilkumi un neto algu formulas tika pievienotas tikai vienai šūnai katrā darblapā - attiecīgi C6 un D6.
Tā rezultātā darblapa pašlaik ir pabeigta tikai vienam darbinieksi - B.Smitam.
Tā vietā, lai izietu laikietilpīgo uzdevumu atjaunot katru formulu pārējiem darbiniekiem, Excel atļauj noteiktos apstākļos formulas kopēt citās šūnās.
Šajos apstākļos visbiežāk tiek izmantots konkrēta veida šūnu atsauce - pazīstama kā relatīvā šūnas atsauce - formulās.
Šūnu atsauces, kas ievadītas formulas iepriekšējos posmos, ir relatīvas šūnu atsauces, un tās ir noklusējuma šūnu atsauces veids programmā Excel, lai pēc iespējas vienkāršotu formulas kopēšanu.
Nākamais apmācības solis izmanto aizpildīšanas rokturi, lai kopētu abas formulas uz zemāk esošajām rindām, lai pabeigtu visu darbinieku datu tabulu.
06 no 08
Formulu kopēšana ar aizpildīšanas rokturi
Aizpildiet roktura pārskatu
Aizpildes rokturis ir mazs melns punkts vai kvadrāts aktīvā elementa apakšējā labajā stūrī.
Aizpildes rokturim piemīt vairāki pielietojumi, ieskaitot šūnas satura kopēšanu blakus esošajās šūnās . aizpildot šūnas ar virkni ciparu vai teksta etiķetes un kopēšanas formulas.
Šajā apmācības posmā aizpildīšanas rokturis tiks izmantots, lai kopētu atvilkšanas un neto algas formulas no šūnām C6 un D6 uz leju līdz šūnām C9 un D9.
Formulu kopēšana ar aizpildīšanas rokturi
- Izcelt darblapā B6 un C6 šūnas
- Novietojiet peles rādītāju virs melnā kvadrātā lodziņā D6 apakšējā labajā stūrī - rādītājs mainīsies uz pluszīmes zīmi "+"
- Noklikšķiniet un turiet nospiestu kreiso peles pogu un velciet aizpildīšanas rūtiņu uz leju, lai šūna C9
- Atlaidiet peles pogu - šūnām no C7 līdz C9 jāietver atņemšanas formulas rezultāti un no D7 līdz D9 šūnām jāiemaksā neto algas formula
07 no 08
Numura formēšanas pieteikšana programmā Excel
Excel numerācijas formatēšanas pārskats
Ciparu formēšana attiecas uz valūtas simbolu, decimāldaļu marķieru, procentiem apzīmējumu un citu simbolu pievienošanu, kas palīdz identificēt šūnā esošo datu tipu un padarīt to vieglāk lasāmu.
Procentu simbola pievienošana
- Izvēlieties šūnu C3, lai to iezīmētu
- Noklikšķiniet uz lentes cilnes Sākums
- Lai atvērtu nolaižamo izvēlni Numura formāts, noklikšķiniet uz opcijas Vispārīgi
- Izvēlnē noklikšķiniet uz opcijas Procentu, lai mainītu vērtības formātu šūnā C3 no 0,06 līdz 6%
Valūtas simbola pievienošana
- Atlasiet šūnas no D6 uz D9, lai tos iezīmētu
- Lentas cilne Sākums cilnē noklikšķiniet uz opcijas Vispārīgi, lai atvērtu nolaižamo izvēlni Numura formāts
- Noklikšķiniet uz izvēlnes Valūta , lai mainītu vērtību formatējumu šūnās D6 līdz D9 valūtā ar diviem cipariem aiz komata
08 no 08
Šūnu formatēšanas pielietošana programmā Excel
Šūnu formatēšanas pārskats
Šūnu formatēšana attiecas uz formatēšanas opcijām, piemēram, teksta vai skaitļu treknrakstā formatēšanu, datu izlīdzināšanas mainīšanu, šūnu robežu pievienošanu vai apvienošanas un centrāles funkcijas izmantošanu, lai mainītu šūnā esošo datu izskatu.
Šajā apmācībā iepriekš minētie šūnu formāti tiks piemēroti konkrētām darblapas šūnām, lai tas atbilstu gala darblapai, kas uzrādīta apmācības 1. lappusē.
Bold formāta pievienošana
- Izvēlieties šūnu A1, lai to iezīmētu.
- Noklikšķiniet uz lentes cilnes Sākums .
- Noklikšķiniet uz opcijas Bold formatēšanas, kā norādīts attēlā iepriekš, lai treknrakstā ievietotu datus šūnā A1.
- Atkārtojiet iepriekš minēto soļu secību, lai iegūtu treknrakstā esošos datus no šūnām no A5 līdz D5.
Mainot datu saskaņošanu
Šis solis mainīs noteikto šūnu noklusējuma kreiso izlīdzināšanu līdz centra izlīdzināšanai
- Izvēlieties šūnu C3, lai to iezīmētu.
- Noklikšķiniet uz lentes cilnes Sākums .
- Noklikšķiniet uz centra izlīdzināšanas opcijas, kā norādīts attēlā, lai centrātu datus šūnā C3.
- Atkārtojiet iepriekš minēto soļu virkni, lai centrātu pielīdzinātu datus šūnās no A5 līdz D5.
Sapludināšana un centru šūnas
Sapludināšanas un centra opcija apvieno vairākus atlasītos elementus vienā šūnā un centrē datu ierakstu kreisajā lielākajā daļā jaunās apvienotās šūnas. Šis solis apvienos un centrā darba lapas nosaukumu - Atskaitījumu aprēķini darbiniekiem ,
- Atlasiet šūnas no A1 līdz D1, lai tos iezīmētu.
- Noklikšķiniet uz lentes cilnes Sākums .
- Noklikšķiniet uz opcijas Merge & Center, kā norādīts attēlā iepriekš, lai apvienotu šūnas no A1 līdz D1 un centrā nosaukumu šajās šūnās.
Pievienojot apakšējās malas šūnām
Šis solis pievienos šūnām apakšējās malas, kurās būs dati 1., 5. un 9. rindā
- Atlasiet apvienoto šūnu no A1 līdz D1, lai to iezīmētu.
- Noklikšķiniet uz lentes cilnes Sākums .
- Noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas blakus opcijai Robeža, kā norādīts attēlā, lai atvērtu robežu nolaižamo izvēlni.
- Izvēlnē izvēlnē noklikšķiniet uz opcijas Bottom Border , lai pievienotu robežu apvienotās šūnas apakšdaļā.
- Atkārtojiet iepriekš minēto darbību secību, lai pievienotu apakšējo malu šūnām no A5 līdz D5 un no A9 līdz D9 šūnām.