Microsoft Pasta sapludināšanas funkcija ļauj jums nosūtīt vienu un to pašu dokumentu ar nelielām izmaiņām lielam saņēmēju skaitam. Termins "sapludināšana" izriet no tā, ka viens dokuments (piemēram, vēstule) tiek apvienots ar datu avota dokumentu, piemēram, izklājlapu .
Word e-pasta savienošanas funkcija darbojas vienlaikus ar Excel datiem. Lai gan programma Word arī ļauj izveidot savu datu avotu, šo datu izmantošanas iespējas ir ierobežotas. Turklāt, ja jums jau ir dati izklājlapā, nav jēgas atkārtot visu informāciju Word datu avotā.
Jūsu datu sagatavošana pasta sapludināšanai
Teorētiski jūs varat izmantot jebkuru Excel darblapu Word vārda apvienošanas funkcijā bez īpašas sagatavošanas. Tomēr ieteicams ņemt zināmu laiku, lai sagatavotu darblapu, lai optimizētu pasta sapludināšanas procesu .
Tālāk ir norādītas dažas vadlīnijas, kas palīdzēs vienkāršāk veikt pasta sūtīšanas procesu.
Organizējiet savus izklājlapu datus
Raugoties uz acīmredzamu apgalvojumu, jūsu dati ir jāorganizē kārtībā rindās un slejās. Padomājiet par katru rindu kā vienu ierakstu un katru sleju kā lauku, kuru jūs gatavojaties ievietot savā dokumentā. (Ja vēlaties atsvaidzināt, skatiet Excel datu ievades pamācību .)
Izveidojiet galvenes rindu
Izveidojiet galvenes rindu lapai, kuru plānojat izmantot pasta sapludināšanai. Galvenes rinda ir rinda, kurā ir etiķetes, kas identificē datus šūnās zemāk. Dažreiz Excel var būt izveicīgs par datu un etiķešu atšķirību, tāpēc padariet to skaidrāku, izmantojot treknrakstu, šūnu robežas un šūnu nokrāsu, kas ir unikāli galvenes rindā. Tas Excel nodrošinās to, ka tas atšķiras no pārējiem datiem.
Vēlāk, kad jūs apvienojat datus ar galveno dokumentu, etiķetes parādīsies kā apvienošanas lauku nosaukumi, tādēļ nebūs mulsinoša informācija par datiem, ko ievietojat savā dokumentā. Turklāt ir ieteicams marķēt savas kolonnas, jo tas palīdz novērst lietotāju kļūdu.
Ievietojiet visus datus uz vienas lapas
Dati, kurus plānojat izmantot pasta sapludināšanai, ir jāiesniedz vienā lapā. Ja tas ir sadalīts pa vairākām lapām, jums būs jāapvieno lapas vai jāveic vairāku saišu apvienošana. Tāpat pārliecinieties, vai lapas ir skaidri nosauktas , jo jums būs jāspēj izvēlēties tukšu, kuru vēlaties izmantot, to neuzskatot.
Datu avota apvienošana pasta sūtīšanā
Nākamais solis pasta savienošanas procesā ir saistīt sagatavoto Excel izklājlapu ar jūsu Word dokumentu.
- Pasta savienošanas rīkjoslā noklikšķiniet uz pogas Atvērt datu avotu .
- Dialoglodziņā Atlasīt datu avotu pārvietojiet mapes, līdz atrodat savu Excel darbgrāmatu. Ja nevarat atrast Excel failu, pārliecinieties, ka nolaižamajā izvēlnē "Failu tipi" ir atlasīts opcijas "Visi datu avoti".
- Veiciet dubultklikšķi uz sava avota Excel avota faila vai atlasiet to un noklikšķiniet uz Atvērt .
- Dialoglodziņā Atlasīt tabulu atlasiet Excel lapu, kurā ir dati, kurus vēlaties apvienot ar dokumentu.
- Pārliecinieties, vai ir atzīmēta izvēles rūtiņa blakus vienumam "Pirmā datu rinda satur sleju galvenes".
- Noklikšķiniet uz Labi .
Tagad, kad datu avots ir saistīts ar galveno dokumentu, jūs varat sākt teksta ievadīšanu un / vai Word dokumenta rediģēšanu. Taču jūs nevarat mainīt sava datu avota programmā Excel; ja jums ir jāmaina dati, jums ir jāaizver galvenais dokuments programmā Word pirms varat atvērt datu avotu programmā Excel.
Ievietojot sapludināšanas laukus savā dokumentā, ir viegli, veicot šādas darbības:
- Pasta savienošanas rīkjoslā noklikšķiniet uz pogas Ievietot apvienošanas lauku . Tiks parādīts dialoglodziņš Insert Merge Field.
- Iezīmējiet tā lauka nosaukumu, kuru vēlaties ievietot sarakstā, un noklikšķiniet uz Ielikt .
- Kastīte paliek atvērta, ļaujot ievietot vēl citus laukus. Ja jūs ievietojat vairāk nekā vienu lauku pēc kārtas, Word automātiski nepievieno atstarpes starp jūsu dokumenta laukiem; jums tas jādara pats pēc dialoglodziņa aizvēršanas. Jūsu dokumentā redzēsiet lauka nosaukumu, kuru ieskauj dubultās bultiņas.
- Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz Aizvērt .
Adrešu bloku un sveicienu ievietošana - uzmanīgi lietojiet
Microsoft nesen pievienoja pasta sapludināšanas funkciju, kas ļauj ievietot adrešu blokus un sveiciena līnijas. Noklikšķinot uz attiecīgās pogas rīkjoslā, Word ļaus jums vienlaikus ievietot vairākus laukus, kas ir sakārtoti parastajās variācijās.
Ievietotās adrešu bloķēšanas poga ir viena no kreisās puses; ievada sveiciena līnija ir labajā pusē.
Turklāt, noklikšķinot uz vienas vai otras pogas, Word tiek parādīts dialoglodziņš, kurā norādītas dažas iespējas, kādos laukos vēlaties ievietot, kā jūs vēlaties tos sakārtot, kādus pieturzīmes pievienot un citus. Lai gan tas izklausās vienkārši - tas ir, ja jūs izmantojat Word datu bāzē izveidoto datu avotu, tas var radīt neskaidrības, ja izmantojat Excel darblapu.
Atcerieties, kad ieteikums par virsraksta rindas pievienošanu savā darblapā šā raksta 1. lappusē? Nu, ja jūs nosaukusi lauku kaut ko citu, nevis to, ko Word izmanto kā līdzīgu datu lauka nosaukumu, Word var neatbilst laukiem.
Tas nozīmē, ka, ja izmantojat ievietotā adreses bloku vai ievietojat sveiciena līnijas pogas, dati var tikt parādīti citā secībā nekā norādīts - vienkārši tāpēc, ka etiķetes nesakrīt. Par laimi, Microsoft to paredzēja un iebūvēja funkcijā Match Fields, kas ļauj saskaņot lauku nosaukumus ar vārdiem, kurus Word izmanto blokos.
Izmantojot atbilstības laukus, lai pareizi rādītu lauka etiķetes
Lai atbilstu laukiem, rīkojieties šādi:
- Noklikšķiniet uz pogas Atbilstības lauki rīkjoslā.
- Dialoglodziņā Spēļu lauki kreisajā pusē redzēsiet Word vārdu lauku nosaukumu sarakstu. Kastītes labajā pusē redzēsiet nolaižamo lodziņu kolonnu. Nosaukums katrā nolaižamajā lodziņā ir lauks, ko Word izmanto katram attiecīgajam laukam adreses blokā vai sveiciena rindas blokā. Lai veiktu jebkādas izmaiņas, nolaižamajā lodziņā vienkārši atlasiet lauka nosaukumu.
- Kad esat pabeidzis veikt izmaiņas, noklikšķiniet uz Labi .
Jūs varat arī atvērt dialoglodziņu Match Fields, noklikšķinot uz pogas Match Fields , kas atrodas dialoglodziņu Insert Address Block vai Sveiciena līnijas apakšdaļā, kas abi parādās, noklikšķinot uz attiecīgās rīkjoslas pogas.
Pasta sapludināšanas dokumentu skatīšana
Pirms mēs turpinām apskatīt un drukāt savus apvienotos dokumentus, piezīme par formatēšanu: ievietojot apvienošanas laukus dokumentā, Word nepārveido datu formatējumu no datu avota.
Pielietojot īpašo formatēšanu no avota izklājlapas
Ja vēlaties izmantot īpašu formatējumu, piemēram, kursīvā, treknrakstā vai pasvītrojot, tas jādara Word. Ja jūs aplūkojat dokumentu ar laukiem, jums jāizvēlas dubultās bultiņas lauka abās pusēs, uz kurām vēlaties piemērot formatējumu. Ja dokumentā tiek skatīti apvienotie dati, vienkārši iezīmējiet tekstu, kuru vēlaties mainīt.
Atcerieties, ka visas izmaiņas tiks veiktas visos apvienotajos dokumentos, nevis tikai atsevišķajos dokumentos.
Apvienoto dokumentu priekšskatīšana
Lai apskatītu savus apvienotos dokumentus, pogai Pārskatu apvienošana noklikšķiniet uz pogas Pircēju apvienošana. Šī poga darbojas kā pārslēgšanas slēdzis, tādēļ, ja vēlaties atgriezties tikai lauku skatīšanā, nevis tajā ietvertajos datos, vēlreiz noklikšķiniet uz tā.
Jūs varat pārvietoties pa apvienotajiem dokumentiem, izmantojot pasta savienošanas rīkjoslas navigācijas pogas. Tie ir, no kreisās uz labo: pirmais ieraksts , iepriekšējais ieraksts , Iet uz ierakstu , nākamais ieraksts , pēdējais ieraksts .
Pirms dokumentu apvienošanas jums ir jāpārskata tie visi vai tik daudz, cik varat pārbaudīt, vai viss ir apvienots pareizi. Pievērsiet īpašu uzmanību tādām lietām kā pieturzīmes un atstarpes starp apvienotajiem datiem.
Pabeigt savu pasta sapludināšanas dokumentu
Kad esat gatavs apvienot savus dokumentus, jums ir divas iespējas.
Apvienot ar printeri
Pirmais ir apvienot tos ar printeri. Ja izvēlaties šo opciju, dokumenti tiks nosūtīti uz printeri bez jebkādām izmaiņām. Jūs varat apvienot ar printeri, vienkārši noklikšķinot uz pogas Sajaukt uz printeri rīkjoslas.
Apvienot jaunā dokumentā
Ja jums ir nepieciešams personalizēt dažus vai visus dokumentus (lai gan jums būtu prātīgi pievienot personalizēto piezīmju datu avotā piezīmju lauku) vai arī pirms drukāšanas veikt citas izmaiņas, varat tos apvienot ar jaunu dokumentu; ja jūs apvienojat jaunu dokumentu, galvenais dokuments un datu avots, kas apvieno pastu, paliks neskarts, bet jums būs otrais fails, kurā būs apvienoti dokumenti.
Lai to paveiktu, vienkārši noklikšķiniet uz pogas Apvienot uz jaunu dokumentu rīkjoslas pogu.
Neatkarīgi no izvēlētās metodes jūs parādīsies dialoglodziņš, kurā jūs varat pateikt, ka Word apvieno visus ierakstus, pašreizējo ierakstu vai ierakstu diapazonu.
Noklikšķiniet uz opcijas pogas blakus jūsu vēlamajai izvēlei un pēc tam noklikšķiniet uz Labi .
Ja vēlaties apvienot diapazonu, jums būs jāievada ieraksta sākuma numurs un galīgais numurs ierakstiem, kurus vēlaties iekļaut apvienojumā pirms jūs noklikšķiniet uz Labi .
Ja izvēlaties drukāt dokumentus, pēc dialoglodziņa parādīšanās jums tiks parādīts dialoglodziņš Drukāt. Jūs varat sazināties ar to tāpat kā citā dokumentā.