Excel 2003 datubāzes apmācība

01 no 09

Excel 2003 datu bāzes pārskats

Reizēm mums jāseko līdzi informācijai, un laba vieta tam ir Excel datu bāzes failā. Neatkarīgi no tā, vai tas ir personiskais tālruņu numuru saraksts, organizācijas vai komandas dalībnieku kontaktu saraksts vai monētu, karšu vai grāmatu kolekcija, Excel datubāzes fails ļauj viegli ievadīt, saglabāt un atrast konkrētu informāciju.

Excel ir izveidojusi tā rīkus, lai palīdzētu jums izsekot datiem un atrast konkrētu informāciju, ja vēlaties. Tāpat kā ar simtiem kolonnu un tūkstošiem rindu, Excel izklājlapa var saturēt milzīgu datu apjomu.

Skatīt arī saistīto pamācību: Excel 2007/2010/2013 Step by Step Database Tutorial .

02 no 09

Datu tabulas

Pamatformāts datu glabāšanai Excel datubāzē ir tabula. Tabulā dati tiek ievadīti rindās. Katra rinda ir pazīstama kā ieraksts .

Kad tabula ir izveidota, Excel datu rīkus var izmantot, lai meklētu, kārtotu un filtrētu ierakstus datu bāzē, lai atrastu konkrētu informāciju.

Lai gan ir vairāki veidi, kā jūs varat izmantot šos datu rīkus programmā Excel, vienkāršākais veids, kā to izdarīt, ir izveidot to, kas tiek dēvēts par tabulu datu sarakstu .

Lai sekotu šai apmācībai:

• ievadiet datus, kā tas redzams attēlā iepriekš.

Padoms. Lai ātri ievadītu studenta ID:

1. Ievadiet pirmos divus ID - ST348-245 un ST348-246 attiecīgi šūnās A5 un A6.
2. Iezīmējiet divus ID, lai tos atlasītu.
3. Noklikšķiniet uz aizpildīšanas rūtiņas un velciet to uz leju, lai šūna A13.
4. Pārējie Studentu ID jāievada pareizajās šūnās no A6 līdz A13.

03 no 09

Datu ievadīšana pareizi

Ievadot datus, ir svarīgi nodrošināt, ka tas ir pareizi ievadīts. Izņemot 2.rindu starp izklājlapas nosaukumu un sleju virsrakstiem, neievērojot citas tukšās rindas, ievadot datus. Tāpat pārliecinieties, ka jūs neatstājat nevienu tukšo šūnu.

Datu kļūdas, ko izraisa nepareiza datu ievadīšana, rada daudzas ar datu pārvaldību saistītas problēmas. Ja dati sākumā tiek pareizi ievadīti, programma visticamāk atgriezīsies uz vēlamajiem rezultātiem.

04 no 09

Rindas ir ieraksti

Kā minēts, datu rindas datu bāzē ir pazīstamas kā ieraksti. Ievadot ierakstus, ievērojiet šīs pamatnostādnes:

• Atstājiet tukšās rindas izveidotajā tabulā, pat ne starp virsrakstiem un pirmo datu rindu.
• Ieraksts var saturēt datus tikai par vienu konkrētu vienumu.
• Ierakstā jāiekļauj visi dati no datubāzes par šo vienumu. Informācija par vienumu nevar būt vairāk nekā vienā rindā.
  

05 no 09

Kolonnas ir lauki

Lai gan rindas Excel datubāzē sauc par ierakstiem, kolonnas tiek sauktas par laukiem . Katrai kolonnai ir vajadzīga virsraksts, lai identificētu tajā ietvertos datus. Šīs pozīcijas sauc par lauku nosaukumiem.

• Lauka nosaukumi tiek izmantoti, lai nodrošinātu, ka dati par katru ierakstu tiek ievadīti vienā secībā.
• Pārliecinieties, vai visi kolonnas dati ir ievadīti, izmantojot to pašu formātu. Ja sākat ievadīt ciparus kā ciparus (piemēram, 10 vai 20), saglabājiet to. Nemainiet daļu ceļu un sākiet ievadīt numurus kā vārdus (piemēram, desmit vai divdesmit). Esi konsekvents.
• Atstājiet tabulā neaizpildītas kolonnas.

06 no 09

Saraksta izveide

Kad dati ir ievadīti tabulā, to var pārvērst sarakstā . Darīt tā:

1. Izcelt ailes no A3 līdz E13 darblapā.
2. Izvēlnē noklikšķiniet uz Datu> Saraksts> Izveidot sarakstu, lai atvērtu dialoglodziņu Izveidot sarakstu .
3. Kamēr dialoglodziņš ir atvērts, darblapu šūnām no A3 līdz E13 jābūt ieskaujamie skudras.
4. Ja mārketinga skudras aptver pareizo šūnu diapazonu , dialoglodziņā Izveidot sarakstu noklikšķiniet uz Labi.
5. Ja mantotās skudras neaptver pareizo šūnu diapazonu, izceliet darblapā pareizo diapazonu un dialoglodziņā Izveidot sarakstu noklikšķiniet uz Labi.
6. Tabulai jābūt tumšai malai un katram lauka nosaukumam pievienojiet nolaižamās bultiņas.

07 no 09

Datu bāzes rīku izmantošana

Kad esat izveidojis datu bāzi, varat izmantot rīkus, kas atrodas zem nolaižamās bultiņas blakus katra lauka nosaukumam, lai kārtotu vai filtrētu savus datus.

Datu šķirošana

1. Noklikšķiniet uz nolaižamās bultiņas blakus nosaukumam Lauka nosaukums.
2. Noklikšķiniet uz izvēlnes Sort Ascending, lai sakārtotu datu bāzi alfabētiskā secībā no A līdz Z.
3. Pēc šķirošanas Graham J. ir pirmais ieraksts tabulā, un Vilsonam R. jābūt pēdējam.

Datu filtrēšana

1. Noklikšķiniet uz nolaižamās bultiņas blakus Programmas lauka nosaukumam.
2. Noklikšķiniet uz Biznesa opcija, lai filtrētu visus studentus, nevis uzņēmējdarbības programmā.
3. Noklikšķiniet uz Labi.
4. Tikai diviem studentiem - G. Thompson un F. Smithi jābūt redzamiem, jo ​​tie ir tikai divi, kuri ir iekļauti uzņēmējdarbības programmā.
5. Lai parādītu visus ierakstus, noklikšķiniet uz nolaižamās bultiņas blakus laukam Programmas lauks.
6. Noklikšķiniet uz opcijas Visas .
   

08 no 09

Datu bāzes paplašināšana

Lai pievienotu papildu datus savā datubāzē:

• Tukšajā rindā, kurā ir zvaigznīte (šūnas no A14 līdz E14), datu bāzes apakšdaļā tiek pievienota informācija, kad tā tiek izveidota.
• Papildu datus var pievienot datu bāzei, izmantojot šo tukšu rindu.
• Pievienojiet šādus datus:
  
  Cell - Data
  A14 - ST348-255
  B14 - Kristofers
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - Zinātne

09 no 09

Datu bāzes formāta aizpildīšana

Piezīme . Šis solis paredz izmantot ikonas, kas atrodas formatēšanas rīkjoslā un parasti atrodas Excel 2003 ekrāna augšpusē. Ja tā nav, lasiet, kā atrast Excel rīkjoslas, lai palīdzētu jums atrast to.

1. Izcelt ailes no A1 līdz E1 darblapā.
2. Formatēšanas rīkjoslā noklikšķiniet uz ikonas Merge and Center , lai centrātu nosaukumu.
3. Ar elementiem no A1 līdz E1 joprojām tiek izvēlēts, noklikšķiniet uz lodziņa Aizpildīt krāsu Formatēšanas rīkjoslā (izskatās kā krāsas), lai atvērtu nolaižamo sarakstu ar fona krāsu.
4. Izvēlieties Sea Green no saraksta, lai mainītu šūnu A1-E1 fona krāsu tumši zaļā krāsā.
5. Formatēšanas rīkjoslā noklikšķiniet uz Fonta krāsu ikonas (tā ir liela burts "A"), lai atvērtu fontu krāsu nolaižamo sarakstu.
6. Izvēlieties baltu no saraksta, lai mainītu teksta krāsu šūnās A1-E1 uz baltu.
7. Izcelt ailes A2 - E2 darblapā.
8. Formatēšanas rīkjoslā noklikšķiniet uz ikonas Aizpildīt krāsu, lai atvērtu nolaižamo sarakstu ar fona krāsu.
9. Sarakstā izvēlieties Light Green, lai mainītu abu elementu A2-E2 fona krāsu gaiši zaļā krāsā.
10. Izcelt šūnas A3 - E14 darblapā.
11. Izvēlnē Format> AutoFormat izvēlieties dialoglodziņu AutoFormat .
12. Izvēlēties 2. sarakstu no opciju saraksta, lai formatētu šūnas A3-E14.
13. Izcelt šūnas A3 - E14 darblapā.
14. Formatēšanas rīkjoslā noklikšķiniet uz centra izvēles ikonas, lai centrātu teksta pielīdzinājumu šūnās no A3 līdz E14.
15. Šajā brīdī, ja esat pareizi izpildījis visas šīs apmācības darbības, jūsu izklājlapai vajadzētu būt līdzīgai izklājlapai, kas ir attēlota šīs apmācības 1. solī.