Excel datu validēšanas opcijas ietver nolaižamā saraksta izveidi, kas ierobežo datus, kurus var ievadīt noteiktā šūnā , iepriekš iestatītu ierakstu sarakstam.
Ja šūnai tiek pievienots nolaižamais saraksts, blakus tam tiek parādīta bulta. Noklikšķinot uz bultiņas, tiks atvērts saraksts un ļaus jums izvēlēties vienu no saraksta vienumiem, lai ievadītu šūnā.
Sarakstā izmantotie dati var būt:
Apmācība: izmantojot datus, kas saglabāti citā darbgrāmatā
Šajā apmācībā mēs izveidosim nolaižamo sarakstu, izmantojot ierakstu sarakstu, kas atrodas citā darbgrāmatā.
Priekšrocības, izmantojot ierakstu sarakstu, kas atrodas citā darbgrāmatā, ietver centralizētu saraksta datus, ja to izmanto vairāki lietotāji un aizsargā datus no nejaušām vai apzinātām izmaiņām.
Piezīme: ja saraksta dati tiek glabāti atsevišķā darbgrāmatā, abām darba grāmatām jābūt atvērtiem, lai saraksts darbotos.
Sekojot tālāk minētajiem apmācības tematiem, varat izveidot, izmantot un mainīt nolaižamo sarakstu, kas līdzīgs attēlam, kas redzams attēlā.
Tomēr šajās apmācības instrukcijās nav iekļauti darblapu formatēšanas posmi.
Tas neietekmēs apmācības pabeigšanu. Jūsu darba lapa izskatīsies citādi nekā piemērs 1. lappusē, taču nolaižamajā sarakstā tiks iegūti tie paši rezultāti.
Apmācības tēmas
- Failu atvēršana un apmācības datu saglabāšana
- Divu nosaukto diapazonu izveide
- Dialoglodziņa datu validācijas atvēršana
- Datu avota ievadīšana un izslēgšanas saraksta aizpildīšana
- Saraksta vienumu maiņa
- Iespējas, lai aizsargātu izklājamo sarakstu
01 no 06
Ievadiet apmācības datus
Divu Excel darbgrāmatu atvēršana
Kā jau minēts, šajā apmācībā nolaižamā saraksta dati atradīsies nolaižamajā sarakstā citā darbgrāmatā.
Šajā apmācībā veiciet šādas darbības:
- Atveriet divas tukšas Excel darbgrāmatas
- Saglabājiet vienu darbgrāmatu ar nosaukumu data-source.xlsx - šajā darbgrāmatā būs iekļauti nolaižamā saraksta dati
- Saglabājiet otro darbgrāmatu ar nosaukumu nolaižamo sarakstu.xlsx - šajā darbgrāmatā būs nolaižamais saraksts
- Atstājiet abas darba grāmatas pēc saglabāšanas.
Ievadiet apmācības datus
- Ievadiet zemāk esošos datus darblapas datu avota. Xlsx šūnās no A1 līdz A4, kā redzams attēlā iepriekš.
- A1 - piparkūkas A2 - citrona A3 - auzu rozīņu rozīņu A4 - šokolādes čipsi
- Saglabājiet darbgrāmatu un atstājiet to atvērtu
- Ievadiet zemāk esošos datus mapes B1 sarakstā . Xlsx darbgrāmatā.
- B1 - Sīkdatnes veids:
- Saglabājiet darbgrāmatu un atstājiet to atvērtu
- Nolaižamais saraksts tiks pievienots šīs darbgrāmatas šūnai C1
02 no 06
Divu nosaukto diapazonu izveide
Divu nosaukto diapazonu izveide
Nosauktais diapazons ļauj atsaukties uz noteiktu Excel šūnu diapazonu.
Nosauktie diapazoni daudziem lietojumiem programmā Excel, ieskaitot to izmantošanu formulas un veidojot diagrammas.
Visos gadījumos nosauktais diapazons tiek izmantots vietā šūnu atsauces, norādot datu atrašanās vietu darblapā.
Izmantojot nolaižamajā sarakstā, kas atrodas citā darbgrāmatā, jāizmanto divi nosauktie diapazoni.
- Viens ir izveidots saraksta vienumiem darbgrāmatā, kur atrodas dati
- Otrs tiek izveidots darbgrāmatā, kurā atrodas nolaižamais saraksts. Šis otrais nosauktais diapazons piesaista nosaukto diapazonu pirmajā darbgrāmatā
Apmācības soļi
Pirmais nosauktais diapazons
- Atlasiet šūnu A1-A4 datu avota. Xlsx darbgrāmatu, lai tos iezīmētu
- Noklikšķiniet uz vārdu lodziņa, kas atrodas virs kolonnas A
- Nosaukuma lodziņā ierakstiet "Sīkdatnes" (bez citātiem)
- Nospiediet tastatūras ENTER taustiņu
- Datu avota. Xlsx darbgrāmatas šūnām no A1 līdz A4 tagad ir sīkfailu diapazona nosaukums
- Saglabājiet darbgrāmatu
Otrais nosauktais diapazons
Šajā otrajā nosauktajā diapazonā netiek izmantotas šūnu atsauces nolaižamajā sarakstā . Xlsx darbgrāmatā.
Drīzāk tas, kā minēts, būs saistīts ar Sīkdatņu diapazona nosaukumu datu avotā . Xlsx darbgrāmatā.
Tas ir nepieciešams, jo Excel nepieņems šūnu atsauces no citas darbgrāmatas nosauktajam diapazonam. Tomēr, izņemot citu diapazona nosaukumu.
Tāpēc otrajā nosauktajā diapazona izveide netiek veikta, izmantojot vārdu lodziņu, bet izmantojot opciju Name Manager, kas atrodas lentes cilnē Formulas .
- Nolaižamajā sarakstā. Xlsx darbgrāmatā noklikšķiniet uz šūnas C1
- Lentē noklikšķiniet uz Formulas> Name Manager , lai atvērtu dialoglodziņu Name Manager (Nosaukuma pārvaldnieks )
- Noklikšķiniet uz pogas Jauns , lai atvērtu dialoglodziņu Jauns vārds
- Nosaukuma līnijas tips: Dati
- Attiecas uz līnijas veidu: = 'data-source.xlsx'! Sīkfaili
- Noklikšķiniet uz Labi, lai pabeigtu nosaukto diapazonu un atgrieztos dialoglodziņā Nosaukumu pārvaldnieks
- Noklikšķiniet uz Aizvērt, lai aizvērtu dialoglodziņu Vārdu pārvaldnieks
- Saglabājiet darbgrāmatu
03 no 06
Dialoglodziņa datu validācijas atvēršana
Dialoglodziņa datu validācijas atvēršana
Visi datu validēšanas opcijas Excel, ieskaitot nolaižamos sarakstus, tiek iestatīti, izmantojot dialoglodziņu datu validācijas.
Papildus nolaižamajiem sarakstiem, kas pievienoti darblapai, datu pārbaude programmā Excel var arī tikt izmantota, lai kontrolētu vai ierobežotu to datu veidu, kurus var ievadīt konkrētās darblapās esošajās šūnās.
Apmācības soļi
- Noklikšķiniet uz nolaižamā saraksta .xlsx darblapas Cell C1, lai padarītu to par aktīvo šūnu - tas ir, kur atradīsies nolaižamais saraksts
- Virs darblapas noklikšķiniet uz lentes izvēlnes cilnes Dati
- Lai atvērtu nolaižamo izvēlni, uz lentes noklikšķiniet uz ikonas Data Validation
- Izvēlnē noklikšķiniet uz opcijas Data Validation , lai atvērtu dialoglodziņu Data Validation
- Atstājiet dialoglodziņu atvērtam nākamajam apmācības etapā
04 no 06
Izmantojot datu validācijas sarakstu
Saraksta izvēle datu apstiprināšanai
Kā minēts, papildus opcijai nolaižamajā sarakstā Excel ir vairākas iespējas datu validācijai.
Šajā solī mēs izvēlēsimies Saraksta opciju kā datu apstiprināšanas veidu, kas jāizmanto darblapas šūnā D1.
Apmācības soļi
- Dialoglodziņā noklikšķiniet uz cilnes Iestatījumi
- Atļaujas līnijas beigās noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas, lai atvērtu nolaižamo izvēlni
- Noklikšķiniet uz saraksta, lai izvēlētos nolaižamo sarakstu datu pārbaudei šūnā C1 un dialoglodziņā aktivizētu avota līniju
Datu avota ievadīšana un izslēgšanas saraksta aizpildīšana
Tā kā nolaižamā saraksta datu avots atrodas citā darbgrāmatā, agrāk izveidotais otrais nosauktais diapazons tiks ievadīts dialoglodziņā Avota līnija.
Apmācības soļi
- Noklikšķiniet uz avota līnijas
- Avota līnijā ierakstiet "= dati" (bez citātiem)
- Noklikšķiniet uz Labi, lai pabeigtu nolaižamo sarakstu un aizveriet dialoglodziņu Datu apstiprināšana
- Neliela lejupvērstā bulta ikona, kas atrodas C1 šūnu labajā pusē
- Noklikšķinot uz lejupvērstās bultiņas, vajadzētu atvērt nolaižamo sarakstu, kurā ir četri sīkfailu nosaukumi, kas ievadīti datu avota. Xlsx darbgrāmatas A1 līdz A4.
- Noklikšķinot uz kāda no nosaukumiem, šis vārds jāievada šūnā C1
05 no 06
Nolaižamā saraksta maiņa
Saraksta vienumu maiņa
Lai nolaižamo sarakstu atjauninātu, mainoties mūsu datiem, var būt nepieciešams periodiski mainīt izvēli sarakstā.
Tā kā mēs izmantojām nosaukto diapazonu kā mūsu saraksta vienību avotu, nevis faktisko saraksta nosaukumu, mainot sīkfailu nosaukumus nosauktajā diapazonā, kas atrodas datu avota .xlsx ailēs no A1 līdz A4, uzreiz nomainīs vārdus nolaižamajā izvēlnē sarakstu.
Ja dati tiek tieši ievadīti dialoglodziņā, izmaiņas sarakstā nozīmē atgriezties dialoglodziņā un rediģēt avota līniju.
Šajā posmā mēs mainīsim Lemon uz Shortbread nolaižamajā sarakstā, mainot datu nosaukumu diapazona datu šūnā A2 datu avotā . Xlsx darbgrāmatā.
Apmācības soļi
- Datu avota. Xlsx darbgrāmatā (Lemon) noklikšķiniet uz ailes A2, lai padarītu to par aktīvo šūnu
- Ierakstiet Shortbread uz šūnu A2 un nospiediet tastatūras taustiņu Enter
- Lai atvērtu sarakstu, nolaižamajā sarakstā noklikšķiniet uz nolaižamā saraksta nolaižamā saraksta cell.xlsx šūnā C1.
- Saraksta 2. postenim tagad vajadzētu izlasīt Shortbread nevis Lemon
06 no 06
Iespējas, lai aizsargātu izklājamo sarakstu
Iespējas, lai aizsargātu izklājamo sarakstu
Tā kā mūsu dati atrodas citā darblapā no nolaižamās saraksta opcijām, kas pieejamas, lai aizsargātu saraksta datus, ir:
- Aizsargājiet darblapu, kurā 2. Lapā ir ietvertas šūnas no A1 līdz A4
- Nepieciešama parole, lai mainītu darbgrāmatu
- Darba grāmatas atvēršana kā lasīšanas funkcija