Šī padomu sērija aptver dažādas datu šķirošanas metodes programmā Excel. Konkrētu informāciju var atrast šādās lapās:
- Ātrā šķirošana vienā kolonnā, izmantojot kārtošanu un filtrēšanu vai karstos taustiņus
- Kārtot pēc vairākām kolonnām
- Kārtot pēc datumiem vai laikiem
- Kārtot pēc nedēļas, mēnešu vai citu pielāgoto sarakstu saraksta dienām
- Kārtot pēc rindām - pārkārtošanas kolonnas
Atlasāmi dati, kas tiks sakārtoti
Pirms datu sakārtošanas Excel ir jāzina precīzs sortiments, kas jārisina, un parasti Excel ir pietiekami labs, izvēloties saistīto datu jomas - tik ilgi, kamēr tas tika ievadīts,
- Attiecīgo datu apgabalā netika atstātas tukšas rindas vai kolonnas ;
- un tukšas rindas un kolonnas tika atstātas starp saistīto datu laukiem.
Excel precīzi noteiks, ja datu zonai ir lauku nosaukumi, un izslēdzot šo rindu no ierakstiem, kas tiks sakārtoti.
Tomēr Excel izvēlēšanās sortimentam var būt riskanta - jo īpaši ar lielu datu daudzumu, kurus ir grūti pārbaudīt.
Lai pārliecinātos, ka ir izvēlēti pareizi dati, izlasiet diapazonu pirms kārtojuma sākšanas.
Ja viens un tas pats diapazons tiek atkārtoti sakārtots, labākā pieeja ir piešķirt tam nosaukumu .
01 no 05
Kārtošanas atslēga un šķirošanas secība
Šķirošanai nepieciešams izmantot kārtošanas atslēgu un kārtības secību.
Kārtojuma atslēga ir dati slejā vai slejās, ko vēlaties kārtot pēc. To identificē pēc slejas virsraksta vai lauka nosaukuma. Augšējā attēlā iespējamie kārtošanas atslēgas ir Studenta ID, Vārds , Vecums , Programma un Mēnesis, kas sākts
Ātri, kolonnā ar kārtošanas atslēgu noklikšķinot uz vienas šūnas, ir pietiekami, lai informētu Excel par to, kāda ir kārtošanas atslēga.
Teksta vai skaitlisko vērtību gadījumā abas rūšu secības opcijas ir augošā vai dilstošā secībā .
Izmantojot lentes cilnes Sākuma cilni, tiek izmantota poga Kārtot un filtrēt, nolaižamajā sarakstā šķirošanas secības opcijas mainīsies atkarībā no izvēlētā diapazona datu veida.
Ātrā kārtošana, izmantojot Kārtot un filtrēt
Programmā Excel var ātri veikt šķirošanu, izmantojot pogas Kārtot un filtrēt lentes cilnes Sākums .
Ātrās kārtības izpildes soļi ir šādi:
- Noklikšķiniet uz šūnas slejā, kurā ir kārtošanas atslēga
- Ja nepieciešams, noklikšķiniet uz lentes cilnes Sākums
- Noklikšķiniet uz pogas Kārtot un filtrēt , lai atvērtu rūtiņas opciju nolaižamo izvēlni
- Noklikšķiniet uz vienas no divām opcijām, lai kārtotu vai nu augošā vai dilstošā secībā
- Pārbaudiet, vai dati ir sakārtoti pareizi
Kārtojot datus, izmantojot lentes karsto taustiņu
Excel datu šķirošanai nav tastatūras īsinājumtaustiņu kombinācijas.
Kas ir pieejams, ir karstie taustiņi, kas ļauj izmantot taustiņsitienus, nevis peles rādītāju, lai izvēlētos tās pašas opcijas, kas iepriekš norādītas lentes cilnes Sākums.
- Tastatūras izmantošana, lai piekļūtu lentes iespējām, vienmēr sākas ar Alt taustiņu.
Kārtot augošā secībā, izmantojot karstos taustiņus
- Noklikšķiniet uz šūnas koda atslēgas slejā
- Nospiediet šādus tastatūras taustiņus:
- Alt HSS
- Datu tabula jāizvēlas no atlases kolonnas no A līdz Z / mazākā līdz lielākajai
Karsto taustiņu tulkojums:
Ctrl Alt taustiņš> cilne Sākums> izvēlne "Rediģēšana"> izvēlne "Kārtot un filtrēt"> opcija "Sakārtot no mazākās līdz lielākajai daļai".
Kārtot dilstošā secībā, izmantojot karstos taustiņus
Lai kārtotu dilstošā secībā, izmantojot karstos taustiņus, pasākumi ir tādi paši kā tie, kas uzskaitīti augošā secībā, izņemot karsto taustiņu kombināciju:
Alt HSO Karsto taustiņu tulkojums:
"Alt" taustiņš> cilne Sākums> izvēlne "Rediģēšana"> izvēlne "Kārtot un filtrēt"> opcija "Kārtot no lielākās līdz mazākajai daļai".
02 no 05
Kārtojiet vairākas Excel datu slejas
Papildus ātrās kārtošanas veikšanai, pamatojoties uz vienu datu kolonnu, Excel pielāgotās kārtošanas funkcija ļauj kārtot vairākas kolonnas, definējot vairākus kārtošanas atslēgas.
Vairāku kolonnu veidu sortimenta atslēgas tiek identificētas, atlasot sleju nosaukumus dialoglodziņā Kārtot.
Tāpat kā ar ātru šķirošanu, kārtošanas atslēgas definē, identificējot kolonnu virsrakstus vai lauku nosaukumus tabulā, kurā ir kārtošanas atslēga.
Kārtojiet pēc vairāku kolonnu piemēra
Iepriekš minētajā piemērā tika veiktas sekojošas darbības, lai kārtotu datus diapazonā no H2 līdz L12 divās datu kolonnās - vispirms pēc nosaukuma, pēc tam pēc vecuma.
- Iezīmējiet sakārtoto šūnu diapazonu
- Noklikšķiniet uz lentes cilnes Sākums .
- Lai atvērtu nolaižamo sarakstu, uz lentes noklikšķiniet uz ikonas " Kārtot un filtrēt" .
- Nolaižamajā sarakstā noklikšķiniet uz Custom Sort , lai atvērtu dialoglodziņu Sort
- Zem dialoglodziņa sadaļas " Sleja" virsraksts nolaižamajā sarakstā izvēlieties Vārds, lai vispirms kārtotu datus, izmantojot sleju "Vārds"
- Opcijai Sort On ( Kārtot pēc) tiek iestatīta vērtība Values (Vērtības ), jo šķirošana balstās uz faktiskajiem datiem tabulā
- Zem virsraksta " Kārtot pasūtījumu " no nolaižamā saraksta izvēlieties no Z līdz A, lai sakārtotu nosaukuma datus dilstošā secībā
- Dialoglodziņa augšdaļā noklikšķiniet uz pogas Pievienot līmeni , lai pievienotu otro šķirošanas opciju
- Otrajai kārtošanas atslēgai slejas slejas virsrakstā nolaižamajā sarakstā izvēlieties Vecums, lai sakārtotu ierakstus ar dublētiem nosaukumiem, izmantojot sleju Vecums.
- Zem virsraksta Kārtot pasūtījumu nolaižamajā sarakstā izvēlieties Largest to Smallest, lai sakārtotu vecuma datus dilstošā secībā
- Dialoglodziņā noklikšķiniet uz Labi, lai aizvērtu dialoglodziņu un sakārtotu datus
Otrās kārtas atslēgas definēšanas rezultātā iepriekšminētajā piemērā abi ieraksti ar identiskām vērtībām laukā Nosaukums tika sakārtoti dilstošā secībā, izmantojot vecuma lauku, kā rezultātā tika reģistrēts students A. Vilsons, kurš bija vecāks par 21 gadu ieraksts otrajam A.Vilsona vecumam 19 gadu vecumā.
Pirmā rinda: kolonnu virsraksti vai dati?
Iepriekš minētajā piemērā atlasīto datu diapazons ietver sleju virsrakstus virs pirmās datu rindas.
Excel atrada šajā rindā ietvertos datus, kas atšķiras no datiem nākamajās rindās, tāpēc tā pirmo rindu uzskatīja par kolonnu virsrakstiem un pielāgoja pieejamās opcijas dialoglodziņā Kārtot, lai tos iekļautu.
Viens kritērijs, ko Excel izmanto, lai noteiktu, vai pirmajā rindā ir sleju virsraksti, ir formatēšana. Iepriekš minētajā piemērā pirmajā rindā teksts ir atšķirīgs fonts, un tā ir citāda krāsa no datiem pārējās rindās. Tas ir arī atdalīts no rindām zem biezas robežas.
Excel izmanto šādu atšķirību, nosakot, vai pirmā rinda ir pozīcijas rinda, un tas ir diezgan labi, lai iegūtu tiesības, bet tas nav nekļūdīgs. Ja tas kļūdas dēļ, dialoglodziņš Kārtojums satur izvēles rūtiņu My data has headers - to var izmantot, lai ignorētu šo automātisko atlasi.
Ja pirmajā rindā nav pozīciju nosaukumu, Excel izmanto kolonnas burtu - piemēram, D sleju vai E sleju - kā opcijas dialoglodziņa Kārtošana kolonnas opcijā.
03 no 05
Kārtot datus pēc datuma vai laika programmā Excel
Papildus teksta datu šķirošanai alfabētiskā secībā vai skaitļu skaitīšanai no lielākās līdz mazākajam, Excel šķirošanas opcijas ietver šķirošanas datumu vērtības.
Dati, kas pieejami datumiem, ir šādi:
- Augošā secībā - vecākā līdz jaunākajai
- Dilstošā secībā - no jaunākās līdz vecākajām
Dialoglodziņš Ātrā šķirošana vai šķirošana
Tā kā datumi un laiki ir tikai formatētie skaitļu dati, vienai kolonnai veidiem - tādiem kā datums, kas aizņemts iepriekš attēlā redzamajā piemērā - ātro šķirošanas metodi var izmantot veiksmīgi.
Attiecībā uz veidiem, kas ietver vairākas datumu vai laika kolonnas, ir jāizmanto dialoglodziņš Kārtot - tāpat kā, šķiroot vairākas numuru vai teksta datu kolonnas.
Kārtot pēc datuma piemēra
Lai veiktu ātru kārtošanu pēc datuma augošā secībā - no vecākās līdz jaunākajai - piemēram, attēlā iepriekš, soļi būtu:
- Iezīmējiet sakārtoto šūnu diapazonu
- Noklikšķiniet uz lentes cilnes Sākums
- Lai atvērtu nolaižamo sarakstu, uz lentes noklikšķiniet uz ikonas " Kārtot un filtrēt"
- Sarakstā noklikšķiniet uz saraksta Sakārtot no vecākās līdz jaunākajai , lai sakārtotu datus augošā secībā
- Ieraksti ir jākoriģē ar vecākajiem datumiem aizņemtajā slejā tabulas augšdaļā
Datumi un laiki, kas tiek saglabāti kā teksts
Ja šķirošanas rezultāti pēc datuma neizdodas, kā paredzēts, dati kolonnā, kurā ir kārtošanas atslēga, var saturēt datumus vai laikus, kas tiek glabāti kā teksta dati, nevis kā cipari (datumi un laiki ir tikai formatēti skaitļu dati).
Augšējā attēlā ieraksts par A. Petersonu nonāca saraksta apakšā, kad, pamatojoties uz aizņēmuma datumu - 2014. gada 5. novembrī, ieraksts bija jānovieto virs A. Vilsona ieraksta, kas arī ir aizņēmuma datums 5. novembrī.
Neparedzētu rezultātu iemesls ir tas, ka A. Petersona aizņēmuma datums ir saglabāts kā teksts, nevis kā skaitlis
Jaukti dati un ātrās šķiras
Izmantojot ātro šķirošanas metodi, ja ieraksti, kas satur teksta un skaitļu datus, ir sajaukti, Excel šķiro skaitli un teksta datus atsevišķi - ierakstot ierakstus ar teksta datiem šķirotajā sarakstā apakšā.
Excel var ietvert arī kolonnu virsrakstus sortimenta rezultātos - interpretējot tos kā tikai vienu teksta datu rindu, nevis kā datu datu tabulas lauku nosaukumus.
Kārtot brīdinājumus - šķirot dialoglodziņu
Kā parādīts attēlā iepriekš, ja dialoglodziņš Kārtojums tiek izmantots, pat attiecībā uz vienas slejas veidiem, Excel tiek parādīts brīdinājums, ka tas ir saskāries ar datiem, kurus saglabā kā tekstu, un dod jums iespēju:
- Kārtojiet visu, kas izskatās kā skaitlis kā skaitlis
- Kārtot numurus un ciparus, kas saglabāti kā teksts atsevišķi
Ja izvēlēsities pirmo opciju, Excel centīsies ievietot teksta datus pareizajā atrašanās vietas noteikšanas secībā.
Izvēlieties otro opciju, un Excel ievietos ierakstus, kas satur teksta datus, pēc sortimenta rezultātu apakšdaļas, tāpat kā ar ātrajiem veidiem.
04 no 05
Datu šķirošana pēc nedēļas dienām vai mēnešiem programmā Excel
Kārtot pēc nedēļas dienām vai gada mēnešiem, izmantojot to pašu iebūvēto pielāgoto sarakstu, ko Excel izmanto, lai pievienotu dienas vai mēnešus darblapai, izmantojot aizpildīšanas rīku .
Šie saraksti ļauj šķirot pa dienām vai mēnešiem hronoloģiski, nevis alfabētiskā secībā.
Iepriekš minētajā piemērā dati ir sakārtoti pēc mēneša, kad studenti uzsāka savu tiešsaistes studiju programmu.
Tāpat kā ar citām kārtojuma opcijām, vērtību sortišēšana pēc pielāgotā saraksta var tikt parādīta augošā secībā (no svētdienas līdz sestdienai līdz janvārim līdz decembrim) vai dilstošā secībā (no sestdienas līdz svētdienai no decembra līdz janvārim).
Attēlā, kas tika parādīts iepriekš, tika veiktas sekojošas darbības, lai kārtotu datu paraugu no H2 līdz L12 no gada mēnešiem:
- Iezīmējiet sakārtoto šūnu diapazonu
- Noklikšķiniet uz lentes cilnes Sākums .
- Lai atvērtu nolaižamo sarakstu, uz lentes noklikšķiniet uz ikonas " Kārtot un filtrēt" .
- Noklikšķiniet uz Custom Sort , nolaižamajā sarakstā, lai atvērtu dialoglodziņu Sort
- Zem dialoglodziņa sadaļas " Sleja" virsraksts nolaižamajā sarakstā izvēlieties Mēnesis sākts, lai kārtotu datus līdz gada mēnešiem
- Opcijai Sort On ( Kārtot pēc) tiek iestatīta vērtība Values (Vērtības ), jo šķirošana balstās uz faktiskajiem datiem tabulā
- Sadaļā Kārtošanas kārtība noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas, kas atrodas blakus noklusējuma opcijai A līdz Z, lai atvērtu nolaižamo izvēlni
- Izvēlnē izvēlieties Custom List, lai atvērtu dialoglodziņu Custom Lists
- Dialoglodziņa kreisajā logā noklikšķiniet vienreiz sarakstā: janvāris, februāris, marts, aprīlis ..., lai to atlasītu
Noklikšķiniet uz Labi, lai apstiprinātu izvēli un atgrieztos dialoglodziņā Kārtot
Izvēlētais saraksts - janvāris, februāris, marts, aprīlis - tiks parādīts zem virsraksta Order
Noklikšķiniet uz Labi, lai aizvērtu dialoglodziņu un kārtotu datus līdz gada mēnešiem
Piezīme . Pēc noklusējuma pielāgotie saraksti tiek parādīti tikai augošā secībā dialoglodziņā Pielāgotie saraksti . Lai kārtotu datus dilstošā secībā, izmantojot pielāgotu sarakstu pēc tam, kad esat izvēlējies vēlamo sarakstu, lai tas tiktu parādīts zem virsraksta Pasūtījums dialoglodziņā Kārtot :
- Noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas blakus parādītajam sarakstam - piemēram, janvārim, februārim, martam, aprīlim ..., lai atvērtu nolaižamo izvēlni
- Izvēlnē atlasiet pielāgotās saraksta opciju, kas tiek parādīta dilstošā secībā - piemēram, decembris, novembris, oktobris, septembris ...
Noklikšķiniet uz Labi, lai aizvērtu dialoglodziņu un sakārtotu datus dilstošā secībā, izmantojot pielāgoto sarakstu
05 no 05
Kārtot pēc rindām, lai pārkārtotu slejas Excel
Kā parādīts iepriekšējās kārtošanas opcijās, dati parasti tiek sakārtoti, izmantojot kolonnu virsrakstus vai lauku nosaukumus, un rezultāts ir visu rindu vai datu ierakstu pārrēķināšana.
Mazāk zināmā, un līdz ar to, mazāk izmantotā šķirošanas opcija programmā Excel ir kārtot pēc rindas, kuras rezultāts ir pārkārtot kolonnu secību no vienas lapas uz labo
Viens no šķirošanas rindas iemesliem ir saskaņot sleju secību starp dažādām datu tabulām. Ar kolonnām, kas atrodas vienā un tajā pašā labajā vai labajā secībā, ir vieglāk salīdzināt ierakstus vai kopēt un pārvietot datus starp tabulām.
Kolonnu pasūtījuma pielāgošana
Tomēr ļoti retos gadījumos kolonnas kļūst taisnā secībā par vienkāršu uzdevumu, ņemot vērā augšupejošās un lejupejošās vērtēšanas kārtības opciju ierobežojumus.
Parasti ir nepieciešams izmantot pielāgotu kārtošanas secību, un programmā Excel ir ietvertas šķirošanas pēc šūnas vai fonta krāsas iespējas vai nosacītas formatēšanas ikonas .
Šīs opcijas, kā norādīts šīs lapas apakšdaļā, joprojām ir diezgan darbietilpīgas, nevis tik viegli izmantot.
Iespējams, ka vienkāršākais veids, kā paskaidrot Excel kolonnu secību, ir pievienot rindu virs vai zem datu tabulas ar skaitļiem 1, 2, 3, 4 ..., kas norāda kolonnu no kreisās puses uz labo.
Šķirošana pēc rindām kļūst vienkāršs jautājums par sleju mazāko vai lielāko šķirošanu rindā, kurā ir skaitļi.
Kad kārtība ir pabeigta, pievienoto skaitļu rindu var viegli izdzēst .
Kārtot pēc rindām piemērs
Datu paraugā, ko šajā sērijā izmanto Excel sortimenta opcijās, sleja Student ID vienmēr ir bijusi pirmā pa kreisi, kam seko vārds un pēc tam parasti vecums .
Šajā gadījumā, kā parādīts iepriekš attēlā, kolonnas ir pārkārtotas tā, lai vispirms būtu programmas sleja, kam sekoja Mēnesis, sākums , nosaukums utt.
Lai izmainītu kolonnu secību, kā redzams attēlā, tika izmantoti šādi soļi:
- Ievadiet tukšu rindu virs rindas, kurā ir lauku nosaukumi
- Šajā jaunajā rindā ievadiet šos skaitļus no kreisās uz labo, sākot no
kolonna H: 5, 3, 4, 1, 2 - Iezīmējiet diapazonu no H2 līdz L13
- Noklikšķiniet uz lentes cilnes Sākums .
- Lai atvērtu nolaižamo sarakstu, uz lentes noklikšķiniet uz ikonas " Kārtot un filtrēt" .
- Nolaižamajā sarakstā noklikšķiniet uz Custom Sort , lai atvērtu dialoglodziņu Sort
- Dialoglodziņa augšdaļā noklikšķiniet uz opcijas, lai atvērtu dialoglodziņu Kārtot opcijas
- Šī otrā dialoglodziņa sadaļā Orientācija noklikšķiniet uz Kārtot no kreisās uz labo, lai kārtotu kolonnu secību no labās puses darblapā
- Noklikšķiniet uz Labi, lai aizvērtu šo dialoglodziņu
- Mainoties orientācijai, kolonnas virsraksts dialoglodziņā Kārtojums mainās uz rindu
- Sadaļā Row izvēlieties kārtot pēc rindas 2 - rinda, kurā ir pielāgotie numuri
- Opcija Kārtot pēc tam tiek iestatīta uz Vērtības
- Sadaļā Kārtošana pēc pasūtījuma nolaižamajā sarakstā izvēlieties mazāko lielāko, lai sakārtotu numurus 2. rindā augošā secībā.
- Noklikšķiniet uz Labi, lai aizvērtu dialoglodziņu un kārtotu kolonnas pa kreisi līdz ar skaitļiem 2. rindā
- Kolonnu secībai ir jāsākas ar programmu, kam seko mēness sākums , nosaukums uc
Izmantojot Excel pielāgotās šķirošanas opcijas, lai pārkārtotu kolonnas
Kā minēts iepriekš, lai gan pielāgotie veidi ir pieejami Excel dialoglodziņā Kārtot, šīs opcijas nav viegli izmantot, ja runa ir pārkārtot slejas darblapā.
Dialoglodziņā Kārtība pieejamās pielāgotās kārtošanas secības izveides opcijas ir, lai kārtotu datus pēc:
Un, ja katrai kolonnai jau ir piemērots unikāls formatējums, piemēram, atšķirīga fonta vai šūnu krāsa, šis formatējums jāpievieno atsevišķām vienas un tās pašas rindas šūnām katrai pārkārtotai kolonnai.
Piemēram, lai izmantotu fonta krāsu, lai pārkārtotu augšpusē esošās kolonnas
- Noklikšķiniet uz katra lauka nosaukuma un mainiet fonta krāsu katram - piemēram, sarkanā, zaļā, zilā utt.
- Dialoglodziņā Kārtojums iestatiet opciju Šķirot pēc Fonta krāsa
- Sadaļā Rīkojums manuāli iestatīt lauka nosaukumu krāsu secību, lai tas atbilstu vēlamajam kolonnu secībai
- Pēc šķirošanas katram lauka nosaukumam atjaunojiet fonta krāsu